Videokonferenzen mit Microsoft Teams ermöglichen ein ortsunabhängiges und effizientes Arbeiten. Eine rechtzeitige Planung sowie der Umgang mit den Funktionen während einer Videokonferenz sind für ein strukturiertes Meeting essenziell. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in Microsoft Teams eine Videokonferenz erstellen und welche Funktionen Sie kennen sollten.
So planen Sie eine Videokonferenz
Die gängigste Methode, eine Videokonferenz zu starten, befindet sich direkt in den Einstellungen von Microsoft Teams. Öffnen Sie die Anwendung und melden Sie sich wie gewohnt an. Anschließend suchen Sie das Team aus, in dem Sie eine Videokonferenz beginnen möchten und für eine noch detailliertere Eingrenzung, den jeweiligen Unterkanal des Teams. Befinden Sie sich im jeweiligen Kanal Ihres Teams, müssen Sie auf den „Besprechung“-Button klicken. Danach werden Ihnen die Möglichkeiten „Jetzt besprechen“ und „Besprechung planen“ angezeigt, hier können Sie die gewünschte Option auswählen.
Wählen Sie „Jetzt besprechen“ aus, so erscheint ein Fenster mit den Voreinstellungen einer Besprechung. Dort können Sie dem Meeting einen Namen geben sowie die Kamera und das Mikrofon einstellen. Unter der Option „Besprechung planen“ werden Sie zum Terminplanungsassistenten geführt. Dort kann das Datum und der Zeitpunkt der Besprechung, der Titel, die Teilnehmer sowie der Besprechungsinhalt genau geplant und festgehalten werden.
Eine weitere Möglichkeit, eine Videokonferenz zu organisieren, bietet die Microsoft Anwendung Outlook. Um eine Konferenz zu planen, müssen Sie zuerst den Outlook-Kalender öffnen und dann auf den Button „Neue Besprechung“ klicken. Im angezeigten Menü befindet sich der Menüpunkt „Teams-Besprechungen“, mit einem Klick öffnet sich eine E-Mail-Vorlage für eine Einladung zu Ihrem geplanten Meeting. In die Vorlage können Sie den Empfänger, die Uhrzeit, das Datum und weitere Informationen wie die Besprechungspunkte eintragen. Die angegebenen Empfänger erhalten folglich eine E-Mail mit Einladung und einem Link, der zur geplanten Videokonferenz führt.
Verschiedene Einrichtungsmöglichkeiten
Videokonferenzen für einen oder mehrere Kanäle
Bei der Planung eines Meetings über den Terminplanungsassistenten können Sie neben den oben genannten Einstellungen auch entscheiden, ob und wie viele Kanäle an der Besprechung teilnehmen sollen. Dafür klicken Sie auf die Zeile „Kanal hinzufügen“ und können dann alle Kanäle auswählen, in denen Sie selber Teilnehmer sind. Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt und „Speichern“ gewählt haben, wird an alle Beteiligten eine E-Mail mit einer Einladung gesendet.
Beachten Sie jedoch, dass nachdem die Besprechungseinladung versendet wurde, die Kanäle nicht mehr geändert oder neue hinzugefügt werden können.
Videokonferenz für Mobilgeräte planen
Neben der Planung einer Videokonferenz über Ihren PC gibt es auch die Möglichkeit, von unterwegs aus über Ihr Handy eine Besprechung zu planen. Öffnen Sie die Microsoft Teams App und klicken Sie auf den Kalender-Button. Anschließend müssen Sie, ähnlich wie bei der Desktop-Version, auf „Besprechung planen“ klicken. Dann wählen Sie die Konferenzteilnehmer aus und gegebenenfalls auch den Kanal, in dem das Meeting stattfinden soll. Nachdem der Konferenz einen Namen gegeben wurde, klicken Sie lediglich auf „Fertig“. Somit wird die anstehende Besprechung in Ihrem Kalender eingetragen und alle Beteiligten erhalten eine Einladung per E-Mail.
Die wichtigsten Funktionen während einer Videokonferenz
Nicht nur die richtige Planung einer Videokonferenz, sondern auch der Umgang mit den verschiedenen Funktionen sind essenziell wichtig für eine gelungene Videokonferenz. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Funktionen im Überblick:
Die Teilnehmerliste
Die Teilnehmerliste wird über das Personen-Symbol im oberen Bildrand aufgerufen und zeigt Ihnen alle Teilnehmer an, die sich derzeit in der Konferenz befinden. Zusätzlich werden Ihnen alle Personen angezeigt, die Sie für die Konferenz eingeladen haben. Darüber hinaus können Sie über die Teilnehmerliste weitere Personen während des Meetings einladen. Über die Teilnehmerliste haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, andere Teilnehmer stumm zu schalten. Das „Spotlight“ gibt es als Zusatzfunktion nur für den Konferenzleiter und hebt sein Video bei allen anderen Zuschauern groß hervor.
Die Handzeichen-Funktion
Diese Funktion ist vor allem bei Konferenzen mit einer hohen Teilnehmerzahl sehr hilfreich und befindet sich neben dem Chat-Symbol. Über das Handzeichen-Symbol erscheint unter dem Video der Person, für die anderen Teilnehmer sichtbar, eine kleine Emoji-Hand. Dadurch wird signalisiert, dass diese Person etwas beitragen möchte und Sie als Gesprächsleiter können der Person das Wort erteilen. Dem Gesprächsleiter wird in der Teilnehmerliste angezeigt, in welcher Reihenfolge sich die Personen gemeldet haben und kann somit die Besprechung strukturiert leiten.
Breakout Rooms
Neben dem Handzeichen-Symbol finden Sie das Symbol für die Gruppenräume, sogenannte „Breakout Rooms“. Diese Funktion öffnet während einer Konferenz separate Gruppenräume und ordnet die Teilnehmer den Räumen zu. Alternativ können Sie als Konferenzleiter auch die Teilnehmer den Räumen zuordnen.
Die Breakout Rooms eignen sich somit beispielsweise für kleine Arbeitsgruppen. Als Konferenzleiter haben Sie die Möglichkeit, einen Timer zu setzen und zu entscheiden, nach wie vielen Minuten die Teilnehmer wieder in die gemeinsame Videokonferenz geholt werden sollen. Zudem können Sie zwischen den Breakout Rooms wechseln, um so einen besseren Überblick zu haben.
Chat
Der Chat wird über das Sprechblasensymbol geöffnet und ermöglicht allen Teilnehmern, neben der Videokonferenz zu kommunizieren. Dort können Bilder, Dokumente und Links geteilt und mit Emojis auf die Nachrichten anderer reagiert werden. Diese Funktion eignet sich vor allem für Zuhörer, die ihr Mikrofon nicht benutzen können, aber trotzdem aktiv an der Besprechung teilnehmen möchten.
Fazit
Videokonferenzen mit Microsoft Teams bieten neue Möglichkeiten, in der modernen Arbeitswelt zu konferieren. Aus dem Home Office oder von unterwegs sind Besprechungen und kleine Arbeitsgruppen während eines Meetings möglich, ohne dass es unübersichtlich wird. Die automatische Einladung per E-Mail macht die Planung noch organisierter, sodass kein Mitarbeiter vergessen wird. Durch den Gebrauch verschiedener Funktionen während der Videokonferenz hat der Konferenzleiter immer eine klare Übersicht über das Geschehen und kann die Konversation lenken.
FAQ
Wie kann ich während einer Videokonferenz die Ansicht ändern?
Um die Ansicht zu ändern, klicken Sie zuerst auf das Drei-Punkte-Menü im oberen Bildrand. Nachdem sich das Menü geöffnet hat, finden Sie die verschiedenen Möglichkeiten zur Ansicht: Galerie, Große Galerie und der Zusammen-Modus. Schließlich müssen Sie nur noch die gewünschte Ansicht auswählen.
Wie teile ich meinen Bildschirm während einer Videokonferenz?
Klicken Sie auf das „Teilen“-Symbol, dieses befindet sich zwischen dem Mikrofon-Symbol und dem Drei-Punkte-Menü. Anschließend öffnet sich ein Menü, in dem Sie entscheiden können, ob Sie den gesamten Bildschirm teilen möchten, ein anderes geöffnetes Fenster oder auch eine Powerpoint Präsentation.
Wie trete ich einer Videokonferenz als Gast bei?
Haben Sie eine Einladung per E-Mail erhalten, so klicken Sie auf „An Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen“. Anschließend haben Sie die Wahl, über die Desktop-App oder Ihren Browser an der Konferenz teilzunehmen. Haben Sie sich für eine Option entschieden, so geben Sie anschließend Ihren Namen ein und treffen die Video- und Audioeinstellungen. Nachdem Sie alle Einstellungen getroffen haben, klicken Sie letztlich nur noch auf „Jetzt teilnehmen“.