VoIP Telefonanlage – Ratgeber für Unternehmen bei Wechsel

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Informieren Sie sich in diesem Ratgeber über die VoIP Telefonanlage von WIRECLOUD.

Nicht erst seitdem die Deutsche Telekom die Ankündigung gemacht hat, bis Ende 2018 alle analogen und ISDN-Anschlüsse auf IP-Telefonie umzustellen, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Umstellung auf eine VoIP-Telefonanlage. Die moderne Telefonie über VoIP bietet Anwendern und Netzbetreibern zahlreiche Vorteile, auf welche in diesem Ratgeber ausführlich eingegangen wird.

Anhand der Entwicklung der letzten Jahre kann davon ausgegangen werden, dass die analoge Telefonie zunehmend an Bedeutung verlieren und irgendwann komplett durch die VoIP Telefonie ersetzt werden wird.

 

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie eine VoIP Telefonanlage funktioniert, welche technischen Voraussetzungen gegeben sein müssen und welche Vorteile sich durch die VoIP Telefonie für Sie ergeben.

 

Welches Thema interessiert Sie besonders?

  1. VoIP Telefonanlage für Unternehmen: Was ist das?
  2. Wie genau funktioniert das Telefonieren über VoIP?
  3. Kann ich mit einer VoIP-Telefonanlage ganz normal telefonieren?
  4. Voraussetzungen für die VoIP Telefonanlage
  5. Portierung der bestehenden Rufnummern
  6. Vorteile einer VoIP-Telefonanlage
  7. Nachteile einer VoIP-Telefonanlage
  8. Telefonkosten senken durch VoIP Telefonanlage

VoIP Telefonanlage für Unternehmen: Was ist das?

Eine Telefonanlage VoIP ist eine Telefonanlage, die keinen herkömmlichen Telefonanschluss mehr benötigt, sondern die Gespräche über eine Internet-Datenleitung geführt werden. Eine solche VoIP Telefonanlage wird auch IP-PBX (Private Branch Exchange) genannt.

Während des VoIP Gesprächs wird die Sprache des Sprechers von der analogen Form in digitale Datenpakete übersetzt. Bei dem zuhörenden Gesprächspartner auf der anderen Seite werden die einzelnen Datenpakete zur ursprünglichen Sprachinformation wieder zusammengefügt.

Um diese Datenpakete über das Internet zu transportieren wird das Netzwerkprotokoll SIP (Session Initiation Protocol) genutzt. Dazu muss sich jeder Gesprächsteilnehmer per SIP-Adresse über einen SIP-Server registrieren. Somit können sich die Endgeräte der Teilnehmer durch den SIP-Server über die IP-Adresse des anderen Geräts miteinander verbinden und die Verbindung kommt zustande. Eine Verkabelung mit Telefonkabeln in Ihrer Firma ist nicht länger nötig, da die VoIP-Telefonanlage das Datennetzwerk nutzt, um sich mit weiteren IP-Endgeräten zu verbinden.

Ferner ist es möglich, dass herkömmliche Telefonanlagen durch einen sogenannten VoIP-Gateway an das VoIP-Netzwerk angeschlossen werden. Durch diese Art der Anbindung ist es möglich ohne große Umstände auf eine Telefonanlage VoIP zu wechseln.

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Wie genau funktioniert das Telefonieren über VoIP?

Ein großer Vorteil der Telefonie über eine Telefonanlage VoIP ist, dass sie sich mit einer großen Bandbreite von Geräten in das VoIP Netzwerk einwählen können. Beispielsweise können Sie mit IP-Telefonapparaten, per Softphone, welches als Software auf Ihrem PC installiert ist, oder über Ihr Smartphone telefonieren. Zudem haben Sie immer die Möglichkeit über ein VoIP-Gateway ein analoges Telefon an das VoIP Netzwerk anzuschließen.

Die Qualität der VoIP-Verbindung unterscheidet sich nicht zwischen den möglichen Endgeräten, die Sie wählen können. Lediglich muss man beachten, dass 100 kbit/s pro Sprachkanal in Up- und Downloadrichtung an Breitbandverbindung sichergestellt werden, sodass es zu keiner Minderung der Gesprächsqualität kommt.

 

Kann ich mit einer Telefonanlage VoIP ganz normal telefonieren?

Oft gibt es eine Verwechselung zwischen der eingesetzten Technologie VoIP und dem Telefonieren über einen Computer. Um eine VoIP-Telefonanlage nutzen zu können, benötigt man keinen Computer und letztendlich unterscheidet sich die Nutzung der Telefonanlage VoIP nicht von einer traditionellen Telefonanlage. Jedoch bietet die VoIP-Telefonanlage fast immer wesentlich mehr Möglichkeiten, mehr Flexibilität und verursacht darüber hinaus noch geringere Kosten.

Für die VoIP Telefonie braucht man lediglich drei Dinge

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Voraussetzungen für die VoIP Telefonanlage 

Wir widmen uns nun den technischen Voraussetzungen, die für eine gute Funktionalität Ihrer VoIP Telefonanlage gegeben sein sollten. Obwohl diese technischen Details für den bloßen Anwender nicht von großer Wichtigkeit sind, sollte der Administrator der VoIP Telefonanlage jedoch mit den Voraussetzungen und Funktionen vertraut sein.

 

Internetanschluss

Im Grunde ist fast jeder Internet-Anschluss für VoIP geeignet. Wichtig ist eine ausreichend große Bandbreite und eine niedrige Latenz. Eine Latenz von unter 50ms ist gut. Sobald die Latenz mehr als 350ms beträgt, ist der Anschluss für VoIP eigentlich ungeeignet.

Bandbreite

Die Bandbreite hängt von der Anzahl der Telefone, dem verwendeten Codec der VoIP-Telefonanlage ab und der Anzahl der gleichzeitigen Gespräche ab (früher auch Leitungen genannt). Selbst HD-Codecs benötigen inklusive Overhead nicht mehr als 100KBit/s up und down. Somit reicht selbst ein einfacher DSL-Anschluss meist, um eine zweistellige Anzahl von Mitarbeitern mit einer Telefonanlage VoIP zur versorgen. 

Internes Netzwerk

Auch das interne Netzwerk muss ausreichend schnell sein, um die Datenpakete vom Router zu den Telefonen zu verteilen. Selbst eine Netzwerk mit 100 MBit/s kann theoretisch etwa 1.000 gleichzeitige VoIP-Gespräche abwickeln. Dabei gilt es allerdings zu bedenken, dass möglicherweise anderer Internetverkehr wie E-Mail und Browser ebenfalls Bandbreite in Anspruch nehmen. 

Router & NAT

Im Regelfall verwenden Router die sogenannte Network Address Translation (NAT). Mehrere interne IP-Adressen verwenden dabei meist eine öffentliche IP-Adresse. Es gilt zu beachten, dass der verwendete Router die Verwendung des SIP-Protokolls und das Öffnen der Ports für die Übertragung der Sprache zulässt. Bestimmte Router und Firmwares können die Verwendung von VoIP und SIP erschweren oder sogar unmöglich machen. Bei einer großen Anzahl von Telefonen kann es sinnvoll sein, die ausgehenden Ports für jedes Telefon einzeln festzulegen und im Router ein Port-Forwarding zu dem jeweiligen Telefon einzustellen. Dazu ist die Vergabe von festen IP-Adressen für jedes Telefon im internen Netzwerk nötig. 

Firewall

In der Firewall ist sicherzustellen, dass der RTP-Verkehr, der die Sprachdaten enthält ungehindert passieren kann und dass die Ports für das SIP-Protokoll nicht blockiert werden. Meist verwendet das SIP-Protokoll den Port 5060

Fax

Obwohl es trivial klingt, ist die Übertragung von Fax über VoIP eine echte Herausforderung. Völlig sauber kann Fax übertragen werden, wenn das sogenannte T.38-Protokoll verwendet wird. Dazu müssen allerdings alle verwendeten Teil-Strecken und Provider durchgängig T.38 unterstützen und die Übergabe von T.38 zwischen den verschiedenen Netzwerken muss funktionieren. Dies ist leider (noch) nicht immer der Fall. 

Portierung der bestehenden Rufnummern

Um die bestehenden Rufnummern nahtlos weiter nutzen zu können, ist eine sogenannte Portierung der Rufnummern auf die VoIP-Telefonanlage notwendig. Dazu muss beim neuen Provider, in diesem Fall beim Betreiber der Telefonanlage VoIP, ein Antrag auf Portierung der Telefonnummern gestellt werden. Meist stimmt der alte Provider eine Portierung der Rufnummern erst zum Ende der Vertragslaufzeit zu. Teilweise kann der alte Provider durch eine einmalige Zahlung zu einer Zustimmung überredet werden. Sobald der alte Provider der Portierung zugestimmt hat, nennt dieser einen Termin für die Portierung, die man dann vom neuen Provider erfährt. Im Regelfall geschieht eine Portierung wochentags zwischen 05.00 und 07.00 Uhr morgens. Wichtig ist, dass dann bereits die VoIP-Telefonanlage vollständig eingerichtet ist, damit dann nach der Portierung der Telefonnummern diese auch in der VoIP-Telefonanlage ankommen und verarbeitet werden können.

Sie können die VoIP Telefonanlage ganz einfach über die Benutzeroberfläche in Ihrem Browser bedienen ohne sich mit Telefonanlagen näher auskennen zu müssen. Ihr Telefon am Arbeitsplatz lässt sich innerhalb weniger Minuten einrichten.

Vorteile einer VoIP-Telefonanlage

 

Kostengünstig
Dadurch, dass im Unternehmen selbst keine Server mehr vorhanden sein müssen und man mittels Softphone ganz einfach über den Computer telefonieren kann, fallen bei einer VoIP-Telefonanlage keine zusätzlichen Anschaffungskosten an. Aus diesem Grund ist die VoIP Lösung besonders für Start-Ups und kleine mittelständische Unternehmen attraktiv, da keine teure Hardware angeschafft werden muss.

Keine Wartung
Sie haben als VoIP-Nutzer nicht mehr die Verantwortung, alle Updates korrekt aufzuspielen und die VoIP Anlage auf dem aktuellen Sicherheitsstandard zu halten. Diese Verantwortung liegt ab sofort bei Ihrem Provider.

Sicherheit auf höchstem Niveau
Entgegen der häufig auftretenden Bedenken hinsichtlich der Sicherheit von VoIP Telefonanlagen, sind diese Sorgen in den meisten Fällen unbegründet. Seriöse Provider von Cloud Telefonanlagen sind in der Lage, Ihnen eine Ausfallsicherheit von beinahe 100% zu bieten. Dies ist darin begründet, dass die Rechenzentren, in denen die Telefonanlage gehostet wird, über verschiedene Standorte innerhalb Deutschlands verteilt sind und besonders abgesichert werden.

Einfache Bedienung ohne Expertenwissen möglich
Sie können die VoIP Telefonanlage ganz einfach über die Benutzeroberfläche in Ihrem Browser bedienen ohne sich mit Telefonanlagen näher auskennen zu müssen. Ihr Telefon am Arbeitsplatz lässt sich innerhalb weniger Minuten einrichten. 

Erreichbarkeit im In- und Ausland - jederzeit
Nachdem Sie Ihre VoIP Telefonanlage eingerichtet haben, können Sie mit Ihrer Nummer von jedem beliebigen Standort weltweit telefonieren, egal ob Sie sich nun im Büro, im Home-Office oder auf einem anderen Kontinent befinden. Es spielt außerdem keine Rolle, ob Sie nun mit einem VoIP-fähigen Tischtelefon, einem Softphone oder mit Ihrem Handy telefonieren. Ihre Nummer bleibt dieselbe. Die einzige Voraussetzung ist, dass Sie über eine ausreichende Internetverbindung verfügen und die jeweiligen Endgeräte mit Ihrer Nummer über die VoIP-Einstellungen verknüpft haben.

 

Nachteile einer VoIP-Telefonanlage

 

Abhängigkeit von der Qualität des Internets
Die Qualität des VoIP-Telefonats ist abhängig von der Bandbreite und der Latenz, sprich der Verzögerung mit der das Gesprochene am anderen Ende der Leitung ankommt. Sofern man sich in Gegenden mit schlechter Internetverbindung aufhält, leidet automatisch die VoIP-Qualität.

Stromausfall
Für das Funktionieren der VoIP Telefonanlage ist ein Router notwendig, der die Internetverbindung herstellt. Im Falle eines Stromausfalles wird der Router nicht mehr mit Strom versorgt, wodurch die die Telefonanlage VoIP nicht mehr funktioniert. Klassische Telefonanlagen haben dieses Problem nicht, da diese mit einem Notstromaggregat ausgestattet sind.

Mögliche Probleme mit Endgeräten nach der IP-Umstellung
 
Da manche Geräte wie Faxe oder Notrufgeräte möglicherweise an gewisse ISDN-Funktionen gekoppelt sind, kann es nach der Umstellung auf IP zu Problemen mit diesen Geräten kommen. Im besten Falle kontaktieren Sie vor der Umstellung den Hersteller des jeweiligen Geräts und lassen sich hinsichtlich der IP-Funktionalität beraten.

Schutz durch sichere Passwörter 
Da die VoIP Telefonie über das Internet stattfindet, ist es wichtig sich auch hier mittels sicherer Passwörter gegen Hackerangriffe zu schützen. Ein sicheres Passwort besteht im besten Fall aus mindestens acht Stellen und enthält Klein- und Großbuchstaben, sowie Ziffern. 

Komplettersatz der bisherigen ISDN Telefonanlage
Bei Telefonanlagen, die vor mehr als fünf Jahren angeschafft wurden, kann es eventuell zu teuer oder kompliziert sein, die Anlage auf VoIP umzustellen.

Sofern Sie sich Ihre Telefonanlagen erst vor kurzem angeschafft haben, wird diese höchstwahrscheinlich nicht nur ISDN-Funktionen haben, sondern auch VoIP-fähig sein. In diesem Falle spricht man von einer Hybrid-Telefonanlage. Gegebenenfalls können Sie Ihre ISDN-Telefonanlage auch mittels Gateways einfach modifizieren.

 

Vorteile

Nachteile

Kostengünstig

Abhängig von Internetqualität

Keine Wartung

Stromausfall

Sicherheit auf höchstem Niveau

Mögliche Probleme mit Endgeräten

Bedienung ohne Expertenwissen

Sichere Passwörter nötig

Globale Erreichbarkeit

Eventuell Komplettersatz der bisherigen Anlage

 

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