Der komplette Ratgeber für 2020

Definition: Der Begriff "virtuelle Telefonanlage" bezeichnet eine Telefonanlage, deren Hardware nicht beim Unternehmen steht, sondern bei einem Cloud-Anbieter. Der Anbieter stellt die virtuelle Telefonanlage über seine Infrastruktur zur Verfügung, sprich alles läuft über das Internet.

Auf diese Weise ermöglicht die virtuelle Telefonie Ihnen und Ihren Mitarbeitern Homeoffice und das Telefonieren von weltweiten Standorten. Dabei verwenden Sie allerorts dieselbe Rufnummer. Eine virtuelle Telefonanlage bezeichnet man auch oft als Hosted PBX, Cloud-, VoIP-, IP Telefonanlage oder IP Centrex.

 

Im Mittelpunkt ist die Cloud und um die Cloud herum befinden sich die verschiedenen Endgeräte welche über die virtuelle Telefonanlage genutzt werden können, wie das Tablet, Computer, ein VoIP-Telefon und ein Smartphone.

 

1. Was ist eine virtuelle Telefonanlage?

Die virtuelle Telefonanlage ist eine Software-basierte Telefonielösung für Unternehmen. Der Cloud Anbieter stellt Ihnen die Telefonanlage aus dem Rechenzentrum über eine Datenleitung per Voice over IP zur Verfügung. Dazu gehören auch alle herkömmlichen ISDN- sowie neue Telefonanlagenfunktionen. 

Mit der Verwendung einer virtuellen Telefonanlage wandert Ihre Telefonie in die Cloud. Früher regelten eine klassische Telefonleitung, TAE-Dosen und ein stationärer Anlagekasten im Serverraum die Telefonie. Heute übernehmen ein Router/Switch, die VoIP Technologie (VoIP) und eine Software diese Aufgabe. Als Nutzer benötigen Sie lediglich einen Internetanschluss.

Von Ihrem Provider mieten Sie die Infrastruktur der Telefonanlage und die Funktionen als Software as a Service. Ihr Provider betreibt die IT-Infrastruktur normalerweise auf externen Servern in einem Hochleistungsrechenzentrum. Dementsprechend ist Ihr Provider für die ordnungsgemäße Wartung der Server sowie die Sicherheit Ihrer Infrastruktur verantwortlich.

Die virtuelle Telefonanlage wird komplett über das Internet abgebildet. Die Verwaltung der Anlage findet über Ihren Browser im Login-Bereich des Providers statt. Hier konfigurieren Sie alle Funktionen wie BLFs, Umleitungen, Wartemusik, Sprachmenüs etc.. 

Sie können eine virtuelle Telefonanlage demnach komplett ohne klassische Telefonleitungen, PMX-Anlagenanschlüsse oder Hardware betreiben. Sie benötigen für eine exzellente Sprachqualität einen entsprechend starken Internetanschluss mit genügend Bandbreite an Ihrem Standort.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können Sie sich auf eine bessere Sprachqualität als unter ISDN freuen. In Bezug auf Endgeräte bleibt Ihnen die Wahl zwischen praktischen IP-Tischtelefonen oder einer Softclient-Installation. Den Softclient können Sie auf Ihr Smartphone oder Ihren PC aufspielen.

Eine besondere Erleichterung für Sie als Nutzer ist die Abgabe der Verantwortung der Wartung Ihrer virtuellen Telefonanlage. Sämtliche Verpflichtungen in Bezug auf Updates und Instandhaltung obliegen fortan Ihrem Anbieter.

Ein großes Plus der virtuellen Telefonanlage ist die flexible Anpassungsfähigkeit an Ihre Bedürfnisse. Passen Sie je nach Unternehmenslage die Nutzeranzahl beliebig an und zahlen dabei nur für jedes registrierte Endgerät. So zahlen Sie nie mehr als Sie wirklich benutzen.

Zur Kostenaufstellung inkl. Beispiel

Weitere nennenswerte Annehmlichkeiten der virtuellen Lösung sind Kostenersparnis und globale Ortsunabhängigkeit. Der Kostenvorteil erfolgt durch die Einsparung bei Hardware und Instandhaltung. Dazu kommen noch die passgenaue Abrechnung und oftmals günstigere Gesprächsentgelte. Für den Betrieb der virtuellen Telefonanlage ist nur eine Internetverbindung notwendig. Dadurch bietet sie den Luxus der Heimarbeit oder der Arbeit von unterwegs. Dies ist besonders während der Coronazeit sehr interessant, da die meisten Arbeitnehmer im Homeoffice arbeiten.

Auch in Sachen Funktionalität ist die virtuelle Telefonanlage den Vorgängern deutlich überlegen. Neben Standardfunktionen wie Makeln und Weiterleiten, bietet eine moderne Lösung auch Videokonferenzen, Faxe per E-Mail empfangen und weitere praktische Features.

Mehr Funktionen sehen

1.1 Telefonanlage im Homeoffice

Sie möchten auch zu Hause produktiv arbeiten und auf keine Telefoniefunktionen verzichten? Erfahren Sie in unserer Homeoffce-Reihe wie Sie Ihre Mitarbeiter fit für die Heimarbeit machen. 

 

2. Vorteile der virtuellen Telefonie 

  • Flexibel und skalierbar

    Virtuelle Telefonanlagen passen sich bestens an die Größe Ihres Unternehmens an. Wächst Ihr Unternehmen, können Sie neue Endgeräte mit wenigen Mausklicks in das System integrieren. Ebenso leicht erstellen Sie Anruflogiken und weisen Mitarbeitern Durchwahlen zu. All diese Features sind möglich, ohne komplizierte Verkabelungen wie bei herkömmlichen Anlagen vorzunehmen. 

  • Kosten für Telefon-Hardware fallen weg

    Für die virtuelle Telefonie werden keine Telefone als Endgeräte benötigt, wodurch Sie Kosten sparen. Als Alternative zu VoIP-Endgeräten haben Sie die Möglichkeit, via Softphone über Ihren Computer zu telefonieren. Hierzu benötigen Sie ein Headset und Software. Alternativ stehen Ihnen Softclients für das Smartphones oder den PC zur Verfügung. So können Sie auch von unterwegs über Ihre Nummer telefonieren. Wir empfehlen die Softclients von Bria, Zoiper oder X-Lite.

  • Einfach in Anschluss und Einrichtung

    Sie können fortan auf DSL-Splitter verzichten und benötigen bloß einen Router, welchen Sie direkt in die Telefondose einstecken. Über die Benutzeroberfläche können Sie Ihre Cloud Telefonanlage spielend leicht bedienen und Features aktivieren, Faxe per E-Mail empfangen und vieles mehr.

  • Keine Verantwortung für Wartung und Sicherheit

    Abgesehen vom Wegfall des nötigen Stauraums sparen Sie Zeit und Nerven beim Thema Wartung und Sicherheitsupdates. Der jeweilige Anbieter wartet die virtuelle Telefonanlage selber. Kunden wie Sie müssen weder Arbeit noch Geld in die Instandhaltung und das Einspielen von Sicherheitsupdates investieren.

  • Platz sparen

    Virtuelle Telefonanlagen bieten viele Vorteile gegenüber einer herkömmlichen analogen- oder ISDN-Telefonanlage. Diese steht nicht beim Unternehmen selbst, sondern beim Anbieter. Somit verbrauchen sie nach der Umstellung keinen Strom und keinen Platz wie stationäre Anlagen.

  • Kurze Kündigungsfristen

    Verträge mit Providern von virtuellen Telefonanlagen sind fast immer monatlich kündbar. Auch Zusatzoptionen wie Flatrates sind i.d.R monatlich änderbar. So passt sich Ihre Telefonanlage wie nie zuvor an den Bedarf Ihres Unternehmens an.

2.1 Nachteile einer Cloud-Lösung

x Sicherheit:

Viele Firmen bevorzugen noch eine Telefonielösung in Eigenregie, um die vollständige Kontrolle zu behalten. Die Vorbehalte stehen jedoch im Schatten der Vorteile einer Cloud-Lösung. Wichtig: Cloud Anbieter verfügen über einen technischen Standard, welcher die IT-Sicherheit der meisten Unternehmen weit übertrifft. Provider mit Serverstandort in Deutschland unterliegen darüber hinaus den hiesigen Richtlinien in Bezug auf Datenverarbeitung.

x Konflikte auf Netzwerkebene

Die virtuelle Telefonanlage wird auf der Netzwerkebene administriert. Dadurch können unter Umständen vorübergehende Konflikte mit anderen Netzwerkelementen wie der Firewall entstehen. Durch eine gute Beratung, entsprechende Vorbereitung und einer möglichen direkten Umsetzung mit einem Techniker von uns vor Ort, lassen sich solche Probleme direkt vermeiden.

x Vor-Ort-Service

Eine virtuelle Lösung benötigt weder einen Anlagekasten, noch telefontechnisches Verständnis seitens der Belegschaft. Dadurch entfällt die Wartung und der Ansprechpartner vor Ort. Außerdem machen die niedrigen Preise für die Cloud Lösung einen Einrichtungssupport vor Ort nicht umsetzbar. Allerdings ist bei den meisten Cloud-Anbietern ein gewisses Zeitbudget für die Ersteinrichtung vorgesehen. WIRECLOUD unterstützt Sie bei der Einrichtung mit 15 Minuten pro registriertem Endgerät. Gerne auch vor Ort.

 

3. Voraussetzungen für einen virtuellen Telefonanschluss

Neben einem Internetanschluss sind für den Betrieb einer virtuellen Telefonanlage noch weitere technische Voraussetzungen nötig. In diesem Abschnitt erfahren Sie um welche Punkte es dabei im Detail geht:

  • Internetanschluss & Speed

    Selbstverständlich benötigen Sie für eine Cloud-basierte Telefonielösung einen leistungsfähigen Internetanschluss. Wichtig ist hierbei eine ausreichende Bandbreite und eine geringe Latenz. Warum ist das so? Sind Bandbreite und Latenz zu gering kommt zwar eine Verbindung zustande, jedoch mit einer schlechten Gesprächsqualität.

    Eine Latenz kleiner als 50ms gilt als Richtwert. Ist die Latenz größer ist als 350ms, ist Ihr der Anschluss für Cloud-gestützte Telefonie ungeeignet.

  • Switches & NAT

    Die meisten Boxen verwenden Network Address Translation (NAT). Dabei wird eine öffentliche IP-Adresse von mehreren internen IP-Adressen verwendet. Der Router gewährt das SIP-Protokoll und das Öffnen der Ports für die Sprachübertragung. Manche Router und Firmwares können die Verwendung von SIP erschweren

  • Benötigte Bandbreite

    Diese hängt in erster Linie von der Anzahl der parallel geführten Gespräche, sowie dem verwendeten Codec ab. Als Richtwert gilt einen Wert von 100 KBit/s up und down pro Gespräch. Auch HD-Codecs benötigen nicht mehr Bandbreite. Somit liefert selbst ein einfacher DSL-Anschluss genug Power, um eine zweistellige Anzahl von Mitarbeitern mit virtueller Telefonie zu versorgen. 

  • Firewall

    Um den RTP-Verkehr nicht zu stören und die Ports für das SIP-Protokoll nicht zu blockieren, muss die Firewall konfiguriert werden. Es ist üblich, dass das SIP-Protokoll den Port 5060 verwendet. Zusätzlich müssen dynamische RTP Ports für den Mediastream erlaubt sein.

  • Internes Netzwerk

    Ein Netzwerk mit 100 MBit/s kann ca. 1.000 gleichzeitige IP-Gespräche abwickeln. Allerdings nehmen andere Anwendungen wie E-Mail oder der Internet-Browser ebenfalls Bandbreite in Anspruch. 

  • Fax

    Mit dem T.38-Protokoll können Faxe virtuell versendet werden. Alle verwendeten Teil-Strecken und Provider müssen durchgängig T.38 unterstützen. Ferner muss die Übergabe von T.38 zwischen den verschiedenen Netzwerken möglich sein. Dies ist aktuell noch kein allgemeiner Standard.

  • VoIP-fähige Endgeräte

Für die Nutzung einer virtuellen Telefonanlage sind entsprechende Endgeräte notwendig. Jedoch müssen nicht zwangsläufig Tischtelefone angeschafft werden. Ein Telefonat kann auf folgende Arten erfolgen

VoIP-fähige Tischtelefone sind die gängige Lösung. Sie unterscheiden sich optisch kaum von einem herkömmlichen Telefon. Besonders praktisch ist die automatische Selbst-Konfiguration nach dem Erstanschluss (Autoprovisionierung). Wir empfehlen Ihnen Telefone der Hersteller Snom, Gigaset und Yealink. Falls Sie kabellos telefonieren möchten, eignen sich DECT-Telefone. VoIP Telefone ansehen

Softclients sind die zweite Möglichkeit. Ein Softclient ist eine Software-Installation auf Ihrem Smartphone oder Computer. Sie telefonieren sozusagen über ein Computerprogramm. Eine solche Lösung ist sinnvoll, wenn Sie keinen festen Büroplatz haben und oft unterwegs sind. Wir empfehlen Ihnen die Anbieter Zoiper & Bria.

Herkömmliche Telefone (analog oder ISDN) können Sie über einen speziellen Adapter an das Netzwerk anschließen. Bei dieser Lösung können Sie leider nicht das volle Funktionsspektrum eines modernen VoIP-Telefons nutzen.

 

4. Neue Funktionen

Virtuelle Telefonanlage Funktionen in der Übersicht

Beliebt ist die Telefonielösung aus der Cloud auch aufgrund des großen Funktionsumfangs. Klassische Telefonanlagen bieten Ihnen die bekannten Grundfunktionen wie Makeln, Halten, Weiterleiten. Virtuelle Telefonanlagen erweitern das Spektrum um eine Vielzahl praktischer Funktionen:

  • Virtuelle Konferenzräume: Richten Sie einen passwortgeschützten, virtuellen Konferenzraum ein und konferieren Sie mit Ihren Kollegen auf der ganzen Welt. Die Konferenz funktioniert über eine Einwahlnummer + Pin, die alle Teilnehmer vorab erfahren.
  • Besetztlampenfelder & Pickup: Durch BLFs sehen Sie, wann sich Ihre Mitarbeiter im Gespräch befinden. Außerdem können Sie den entsprechenden Kollegen mit einem Tastendruck anrufen.
  • Wartemusik: Für wartende Anrufer können Sie per Upload eine individuelle Wartemusik hochladen.
  • Voicemails: Lassen Sie sich per E-Mail informieren, sobald jemand auf Ihrer Mailbox eine Nachricht hinterlassen hat.
  • Rufgruppen: Bei dieser Funktion werden mehrere Endgeräte zu einer Rufgruppe zusammengefasst. Bei einem Anruf, klingeln die Geräte einer Gruppe alle gleichzeitig.
  • Faxe: Verschicken und empfangen Sie Ihre Faxe ganz einfach über den Webbrowser. Dabei erhalten Sie die Dokumente per PDF an Ihre E-Mail Adresse.
  • Einstellungen im Browser per Drag & Drop: Konfigurieren Sie Ihre Anlage, indem Sie die jeweiligen Elemente per Mausklick an die richtige Stelle ziehen. 
  • Weiterleitungen von unterwegs einrichten.

 

5. Management Ihrer Anlage im Web-Interface

Sie haben über den Browser Zugriff auf Ihre Telefonanlage. Der Zugang auf Ihren Account ist ortsunabhängig möglich. Über das Web-Interface können Sie:

  • Neue Rufnummern schalten und deaktivieren
  • Endgeräte für Mitarbeiter registrieren
  • Routing-Einstellungen vornehmen
  • Faxe verschicken und empfangen
  • Einen virtuellen Konferenzraum erstellen
  • IVR-Menüs (Interactive Voice Response) anlegen
  • Wartemusik einrichten
  • Call-Log einsehen
  • Rechnungen verwalten

 

6. Technik

Im folgenden Absatz erfahren Sie mehr über die Technik, die das Telefonieren über eine virtuelle Telefonanlage aus der Cloud erst möglich machen. Wir widmen uns der Funktionsweise und der Sicherheit diese Technologie.

6.1 Funktionsweise

Sie beziehen die virtuelle Telefonanlage über die Infrastruktur Ihres Anbieters. Dieser stellt die Telefonie aus einem Rechenzentren per Datenleitung zur Verfügung. Ähnlich wie einem Cloud-Speicher, beziehen Sie alle Funktionen über das Internet. Dadurch sind der sperrige Telefonanlagekasten und die Verkabelung in Ihrem Unternehmen nicht mehr notwendig. Eine virtuelle Telefonanlage ersetzt die physische Anlage und den klassischen Telefonanschluss.

Bei virtueller Telefonie auf IP-Basis sind klassische Telefondosen nicht mehr notwendig, da Sie diese Anschlüsse durch einen Router ersetzen. Das Gesprochene wird nicht mehr über direkte Leitungen übermittelt, sondern in digitale Datenpakete umgewandelt und per das Internets verschickt.

Die 3 Phasen eines IP Telefonats:

  1. Aufbau der Verbindung

  2. Übertragung der Gesprächsdaten in digitalen Paketen

  3. Abbau der Verbindung

Aufbau und Abbau der Verbindung

Das Session-Initiation-Protocol (SIP-Netzwerkprotokoll) regelt den Auf- und Abbau der Verbindung. Außerdem verbindet es die VoIP Komponenten beider Gesprächspartner (Hardphones oder Softphones).

Über das Web-Interface bei WIRECLOUD verbinden Sie mit Ihrer SIP-Adresse Ihr Endgerät mit der WIRECLOUD. Jeder Gesprächsteilnehmer verfügt über einen eigenen SIP-Benutzernamen mit dem er sich anmeldet.

Damit ein Gespräch aufgebaut werden kann, müssen die Endgeräte der Gesprächsteilnehmer die IP-Adressen der anderen Empfänger kennen. Andernfalls. ist keine Verbindung möglich. Hierfür müssen sich alle Teilnehmer mit Ihrer IP Adresse, Username und Kennwort auf dem Server anmelden. Hier liegt das Geheimnis der globalen Ortsunabhängigkeit, da diesen Vorgang ist nur eine Internetverbindung notwendig ist.

Ein VoIP-Anruf beginnt

Wenn Sie Ihren Kunden anrufen, sendet Ihr Endgerät eine Anfrage an Ihren SIP-Server. Diese Anfrage enthält die Rufnummer Ihres Kunden. Ihr Server erkennt die Nummer Ihres Kunden und schickt die Anfrage automatisch weiter an den zuständigen Server (von Ihrem Kunden). Der Server Ihres Kunden leitet die Anfrage weiter zu dessen Endgerät. 
Wenn alles gut gegangen ist, klingelt nun das Endgerät Ihres Kunden. Daraufhin erhalten Sie wiederum eine Rückmeldung über die erfolgreiche Ansteuerung. Sie hören das Tonsignal, dass es bei Ihrem Kunden klingelt.

Sobald Ihr Kunde abnimmt und die Verbindung steht, kann die Kommunikation fortan über die Endgeräte abgewickelt werden. In der Regel findet die Kommunikation jedoch weiter über den SIP-Server statt.

Beendet einer von Ihnen das Telefonat, schickt das jeweilige Endgerät die entsprechende Information an seinen eigenen Server weiter. Dieser informiert das Endgerät des anderen Teilnehmers über den Verbindungsabbau und es wird aufgelegt.

Gesprächsübertragung über IP mithilfe eines Codecs

Bei der virtuellen IP Telefonie muss das Gesprochene zunächst von der analogen Form in digitale Pakete übersetzt und gesplittet werden. Diese Datenpakete werden anschließend per Internet an den Gesprächspartner übermittelt. Sind die einzelnen Datenpakete beim Endgerät des Empfängers angelangt, müssen sie zurück in die analoge Form umgewandelt werden, damit verständliche Sprache herauskommt. Während die Verbindung steht können beide Gesprächsteilnehmer simultan Datenpakete senden und empfangen.

Der verwendete Codec entscheidet über die Übertragungsqualität. Ein Codec ist ein Algorithmus, der Daten und Signale digital kodiert und dekodiert. Einige Codecs dienen dazu, eine möglichst geringe Datenrate zu erreichen. Andere Codecs werden genutzt, um Telefonate in HD-Qualität zu erreichen, wozu eine größere Menge an Daten übermittelt werden muss. Für HD-Telefonate verwendet man meistens den Codec G722. Die Bandbreite ist ähnlich der von G711, jedoch ist das übertragene Frequenzspektrum deutlich höher, so dass Sprache und auch Musik noch natürlicher und besser klingen.

Somit können Sie mit dem Codec G722 einer Telefonanlage aus der Cloud eine nie dagewesene Sprachqualität erreichen.

Sie können auch Ihre Mobiltelefone über einen Softclient in die Cloud Telefonanlage als Endgerät einbinden. So bleiben Sie von und unterwegs unter Ihrer gewohnten Büronummer erreichbar. 

6.2 Cloud Security

Ausfallsicherheit durch georedundantes Hosting

Entgegen der häufig auftretenden Bedenken hinsichtlich der Ausfallsicherheit sind diese Sorgen in der Regel unbegründet. Ihr Anbieter ist in der Lage, eine Ausfallsicherheit von beinahe 100% zu bieten, weil alle Funktionen der virtuellen Telefonanlage georedundant gehostet werden. Das bedeutet, dass jede Funktion in mindestens zwei verschiedenen Rechenzentren bereitgestellt wird. Fällt ein Rechenzentrum aus, federt das andere Rechenzentrum den Ausfall ab.

WIRECLOUD bietet Sicherheit auf allerhöchstem Niveau. Die Infrastruktur wird in Hochleistungs-Rechenzentren in Köln und Düsseldorf gehostet. Die Daten liegen auf deutschem Grund und Boden und unterliegen somit den hiesigen Richtlinien.

WIRECLOUD schreibt das Thema "Sicherheit" besonders groß. Wir updaten wir unsere Infrastruktur regelmäßig und halten diese stets auf dem neuesten Stand. Ferner erfüllen alle Rechenzentren die TÜV Prüfungsnorm ISO/IEC 27001 und Prüfungsnorm ISO 9001. Diese Zertifikate belegen einen besonders hohen Qualitätsstandard.

Was kann ich zur Sicherheit beitragen?

Auch Sie können zur Sicherheit Ihrer Cloud-basierten Telefonanlage beitragen. 

  • Generell gilt: Achten Sie auf sichere Passwörter! Sie sollten niemals Passwörter doppelt vergeben. Ebensowenig sollten Sie keine Namen, Geburtstag oder Wörter aus dem Lexikon gebrauchen. 
  • Niemals Passwörter notieren! Falls Sie sich Ihre Passwörter nicht merken können, können Sie auf einen Passwortmanager zurückgreifen.
  • Machen Sie Ihre SIP-Nutzerdaten niemals öffentlich! Gelangt jemand an Ihre Daten, kann dieser auf Ihre Kosten telefonieren. Obwohl Anbieter wie WIRECLOUD über Mechanismen verfügen, um ungewöhnliches Telefonie-Verhalten zu bemerken, entstehen bis zum Zeitpunkt der Sperrung Kosten. 
  • Niemals den Zugang zu Ihrem Account weitergeben: Klicken Sie auf keine Links in E-Mails, sondern öffnen Sie den Login immer in einem separaten Fenster.

Sicherheitsauflagen

Die Handhabung personen- oder unternehmensbezogener Daten unterliegen in Deutschland strengen Regeln. Jeder Provider mit Serverstandort in Deutschland ist per Gesetz verpflichtet, die hiesigen Bestimmungen umzusetzen.

►Expertentipp: Erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter, ob die Rechenzentrum nach der TÜV Prüfungsnorm ISO/IEC 27001 und Prüfungsnorm ISO 9001 zertifiziert sind. Zertifizierte Rechenzentren bieten besondere Qualität und IT-Sicherheit.

Kann man VoIP abhören?

VoIP Kritiker kommen immer wieder auf das Thema der Abhörsicherheit zurück. Bei ISDN musste ein potentieller Angreifer das richtige Kabel erwischen und anzapfen. Bei VoIP ist das nicht mehr möglich, weil der Datenverkehr auf der Netzwerkebene stattfindet. Dementsprechend sollten Sie Ihr Unternehmensnetzwerk mit einer Firewall sichern und diese stets auf dem neuesten Stand halten.

 

7. Was ist bei der Anbieterwahl wichtig?

7.1 Preis-Leistung

Selbstverständlich spielt das Preis-Leistungsverhältnis bei der Auswahl des SIP Anbieters eine wichtige Rolle. Was ist jedoch wenn die IT-Sicherheit des günstigsten Anbieters alle Wünsche offen lässt oder die Anlage dauernd ausfällt? Spätestens wenn dann der Support nicht zu erreichen, werden Sie sich ärgern, nur auf den Preis geachtet zu haben. Achten Sie daher auf den Preis, aber nicht als einziges Kriterium. 

In der Regel rechnen Anbieter die laufenden Kosten nach registrierten Endgeräten (VoIP Tischtelefon oder Softclient) ab. Hinzu kommen noch die Gesprächsminuten und etwaige Kosten für Flatrates oder 0800-er Nummern. Ihre Gesprächszeit rechnen wir entweder minutengenau ab oder über ein Flatrate-Modell. Letzteres lohnt sich besonders für Unternehmen, die viele Anrufe nach außen tätigen müssen.

Sie sollten bei Ihrem Anbieter nur den Umfang bezahlen, den Sie wirklich nutzen und nicht genutzte Endgeräte wieder abmelden können. Bei WIRECLOUD können Sie Ihr Paket jeden Monat anpassen oder kündigen. Somit steht es Ihnen offen, auf jede Situation Ihres Unternehmens flexibel zu reagieren.

7.2 Ausfallsicherheit

Die VoIP-Telefonanlage muss, wie auch eine gewöhnliche ISDN-Telefonanlage, zu jedem Zeitpunkt verlässlich funktionieren. Das bedeutet: Permanente Verfügbarkeit und Schutz vor Ausfällen. Beides muss Ihr Anbieter bieten können. Um diesen Anforderungen nachzukommen, hosten die Anbieter alle notwendigen Funktionen redundant/doppelt. Fällt ein Server aus, funktioniert Ihre Cloud Telefonanlage trotzdem. Ein anderes Rechenzentrum federt die ausgefallene Funktion ab. Die Funktionen der virtuellen Telefonie sind räumlich getrennt auf verschiedenen Servern gespeichert. Die Funktionalität Ihrer virtuellen Telefonanlage ist somit gewährleistet. Durch diese Methode können Anbieter eine sehr hohe Ausfallsicherheit bieten.

WIRECLOUD betreibt seine redundanten Rechenzentren in Düsseldorf und Köln. Auf diese Weise garantieren wir unseren Kunden eine Ausfallsicherheit von über 99,9%.

7.3 Datensicherheit

Nicht erst seit der neuen Grundverordnung schreiben wir diesen Begriff in Deutschland groß. Jeder Anbieter, der seinen Server in Deutschland hostet, muss sich per Gesetz an unsere strengen Bestimmungen halten.

Somit sollten Sie bei der Wahl Ihres Anbieter zunächst auf den Serverstandort schauen. Der Standort Deutschland ist ideal und eine mehrfache redundante Bereitstellung (georedundantes Hosting) zu empfehlen. Sind diese wesentlichen Punkte abgedeckt, sollten Sie sich nach der Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit der virtuellen Telefonanlage erkundigen. Die meisten Anbieter bieten eine Ausfallsicherheit von über 99% womit einige Stunden Ausfall pro Jahr abgegolten sind. Auf das Jahr gerechnet fallen diese jedoch nicht ins Gewicht. Da die virtuelle Telefonanlage über das Internet bereitgestellt wird, sind die Ausfallsicherheit und Ihr eigener Internetanschluss essentiell. Ferner sollten die Rechenzentren dem TÜV-Standard entsprechen (Prüfungsnorm ISO/IEC 27001 & ISO 9001)

7.4 Skalierbarkeit

Mit ISDN-Telefonanlagen war es schwer möglich, ohne Verkabelung neue Mitarbeiter mit Endgeräten an das Telefonnetz anzuschließen. Mit der VoIP Technologie existiert dieses Problem nicht mehr. Heute können Sie über das Interface Ihres VoIP Anbieters mit wenigen Mausklicks ein neues Gerät in Ihr Netz aufnehmen.

7.5 Welche Funktionen gibt es?

Stellen Sie sich vorab die Frage welche Funktionen Sie brauchen. Sind für Sie Video-Konferenzen oder Faxversandt per Mail notwendig? Dann erkundigen Sie sich anhand Ihrer Bedarfsliste bei Ihrem Anbieter. 

7.6 Mobilität

Lassen sich Mobiltelefone leicht in die Telefonanlage einbinden? Fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach! Besonders dann wenn Sie viele Mitarbeiter im Außendienst haben. Eine Einbindung von Mobilgeräten hat den Vorteil, dass Sie auch außerhalb der Bürogebäude permanent erreichbar bleiben.

7.7 Support

Legen Sie viel Wert auf die Verfügbarkeit und Kompetenz des Supports? Erkundigen Sie sich ob Ihr Anbieter den Support selber leistet oder ausgelagert hat. Oftmals bietet letzteres  eine schlechtere Qualität im Support. Zu Testzwecken können Sie auch die Support-Nummer wählen und schauen wie schnell sich ein Mitarbeiter meldet. Sollten Sie den Support via Chat bevorzugen, können Sie diese oftmals schon auf der Website des Anbieter erkennen.

WIRECLOUD leistet Support aus eigener Hand und ist werktags von 9 bis 18 Uhr per E-Mail oder Telefon erreichbar. 

7.8 Kündigungsfristen & Testphase

Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Vertrag monatlich kündigen oder anpassen können. Das ist mittlerweile fast der Standard, dennoch lohnt sich hier die Nachfrage. Ebenso sollten Sie darauf achten, dass Sie das Produkt Ihres Anbieters vorab ausprobieren können. Die Telefonanlage von WIRECLOUD können Sie 30 Tage kostenlos testen.

Sie möchten mehr zum Thema erfahren? Hier geht's zum kompletten Beitrag VoIP Anbieter finden.

VoIP-fähiges Telefon für virtuelle Telefonanlage

 

8. VoIP-Telefone als Ergänzung 

Um über die virtuelle Telefonanlage zu telefonieren, benötigen Sie nicht zwangsläufig Telefonhardware. Ebenso ist es möglich, ein Softphone zu nutzen, um damit über PC, Tablet oder Mobiltelefon zu telefonieren.

8.1 Telefonieren mit einem Softphone

Um auf Ihrem Mobilgerät (Mobiltelefon oder PC) über ein Softphone zu telefonieren, benötigen Sie die entsprechende Softphone-App. 

Die App zieht sich die Nutzerdaten von Ihrem Account auf das Mobilgerät  auf dem das Softphone installiert ist. Dieses kann unter Ihrer gewohnten Rufnummer erreicht werden. Hierfür muss Ihr Mobilgerät über mobile Daten, W-LAN oder LAN-Kabel mit dem Internet verbunden.

Softphones bieten ein hohes Maß an Flexibilität, sind jedoch fehleranfälliger als richtige VoIP-Telefone. Das hat damit zu tun, dass Mobilgeräte nicht in erster Linie für die Nutzung eines Softphones konzipiert wurden. Durch andere Apps und Dienste können Interferenzen entstehen. So kann beispielsweise die Firewall Ihres Computers die Verbindung mit Ihrem Gesprächspartner unterbinden. 

►Expertentipp: In der Praxis hat sich gezeigt, dass ein Softphone für bestimmte Situationen wie beispielsweise Dienstreisen absolut nützlich ist. Für den Alltag im Büro eignen sich jedoch echte VoIP Endgeräte besser. Diese wurden einzig für diesen Zweck gebaut und können wie herkömmliche Telefone bedient werden.

In unserem VoIP Endgeräte Shop finden Sie VoIP-Telefone und anderes Zubehör.

8.2 Endgeräte anschließen und einrichten

VoIP Telefone werden per LAN-Kabel an einen Netzwerk-Switch angeschlossen. Sie richten die Endgeräte mit den SIP-Daten Ihres Providers ein und verbinden sich so mit der virtuellen Telefonanlage.

Noch einfacher können Sie Ihre Geräte über die MAC-Adresse und das "Autoprovisioning" einbinden. Das Telefon übernimmt die hinterlegten Einstellungen selbstständig.

Wie bereits im Kapitel VoIP-fähige Endgeräte besprochen, können Sie auch Mobiltelefone und PCs als Endgeräte nutzen. Über die sogenannte "Fixed Mobile Convergence" bleiben Sie auch unterwegs über die gewohnte Telefonnummer zu erreichen.

 

9. Welche Kosten entstehen? 

Die meisten Anbieter berechnen eine monatliche Grundgebühr pro genutztem Endgerät (VoIP-Telefon oder Softphone). Ein solches Endgerät (auch Nebenstelle genannt) kann über eine oder mehrere Rufnummern angesteuert werden. Sind beispielsweise zehn Rufnummern einem Endgerät zugewiesen, bezahlen Sie bloß einmal und nicht für zehn Rufnummern. Bei WIRECLOUD beträgt die monatliche Grundgebühr im PRO Tarif pro genutztem Endgerät 2,50 €.

Zwar ähneln sich die Abrechnungsmodelle der verschiedenen Anbieter, jedoch sind sie nicht exakt identisch. Zum besseren Verständnis widmen wird uns nun den verschiedenen Kostenpunkten:

Pauschale Einrichtungsgebühren

Viele Anbieter erheben eine einmalige Einrichtungsgebühr. Hierüber sollten Sie sich unbedingt vorab informieren. Nutzen Sie nur ein Endgerät ist eine hohe Einrichtungsgebühr möglicherweise für Ihre Zwecke unattraktiv. Bei WIRECLOUD bezahlen Sie keine pauschale Einrichtungsgebühr für die Bereitstellung unserer Telefonanlage.

Monatliche Kosten

Fast alle Anbieter rechnen die monatliche Grundgebühr anhand der Anzahl der genutzten Endgeräte ab. Sorgen Sie dafür, dass Sie nicht für mehr Telefonarbeitsplätze bezahlen als Sie müssten. Zusätzlich zu den Grundgebühren kommen noch die Kosten für die Gesprächsminuten hinzu. Diese rechnet Ihr Anbieter für gewöhnlich minutengenau ab. Im WIRECLOUD Pro Tarif bezahlen Sie für Anrufe ins deutsche Festnetz 0,9 Cent und 8,9 Cent ins deutsche Mobilfunknetz. Falls Sie viel telefonieren müssen, ist eine Flatrate ratsam. WIRECLOUD bietet Ihnen sowohl klassische Flatrates als auch flexible Minutenpakete. Auf diese Weise können Sie Ihr Gesprächsvolumen hoch und Ihre Kosten niedrig halten. Neben der Grundgebühr und den Gesprächskosten können noch Kosten für Zusatzdienste wie 0800-er Nummern entstehen.

Jährliche Kosten

Bei WIRECLOUD entsteht für die Einrichtung eines Rufnummernblocks und die jährliche Verwaltung ein überschaubares Entgelt. Ein 50-er Rufnummernblock bei WIRECLOUD kostet im Setup einmalig 49,- € und danach 49,- Euro an jährlicher Verwaltung. Ein Rufnummernblock empfiehlt sich besonders, wenn sich ein Unternehmen in der Wachstumsphase befindet und neuen Angestellten fortlaufende Rufnummern zuweisen möchte.

Gesprächsminuten werden entweder pro Minute abgerechnet oder pauschal über eine Flatrate oder Minutenpaket. Ob sich eine Flatrate lohnt hängt von der Zahl der ausgehenden Anrufe ab. Unternehmen mit großen Sales-Abteilungen oder vielen Anrufen ins Ausland sind dementsprechend gut beraten, per Flatrate abzurechnen. Falls Sie sich unsicher sind empfehlen wir, im ersten Monat pro Minute abzurechnen. Sollte eine Flatrate günstiger sein, können Sie bei den meisten Anbietern in der Regel zum nächsten Monat wechseln.

Beispielrechnung

Sie nutzen die virtuelle Telefonanlage von WIRECLOUD mit 25 Nebenstellen und nutzen weiterhin eine Flatrate für das deutsche Festnetz. Sie gehen davon aus, dass Ihr Unternehmen in den nächsten Jahren wachsen wird und entscheiden sich daher für den 40-er Rufnummernblock.

Virtuelle Telefonanlage Kostenübersicht

 

10. Telefonanlagenvergleich 2020

 

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Virtuelle Telefonanlagen bieten ein enormes Sparpotenzial. Mit diesem Kostenvergleich können Sie Ihre Ersparnis berechnen.

 

11. Aktuell: All-IP Umstellung 2020

11.1 Vermeiden Sie eine Zwangsmigration oder Vertragskündigung

Ursprünglich wollte die Telekom alle klassischen ISDN-Anschlüsse bis 2018 abschalten und auf ein reines IP-Netz umstellen. Diese Vorgang hat sich nun in die Länge gezogen, jedoch soll die ISDN-Abschaltung noch dieses Jahr abgeschlossen werden. Somit wird das Telefonieren über ISDN für Unternehmen nicht mehr möglich sein.

Da die All-IP Umstellung auch Sie betrifft, werden wir uns diesem Thema nun ausführlich widmen. Wir gehen auf die Hintergründe, mögliche Lösungen und das Potenzial dieses neuen Netzes ein. Sie sollten sich dem Thema lieber früh als spät widmen, da ein Umstieg nicht zu vermeiden sein wird. Sollte das Thema nicht beachtet werden, wird Ihr Anschluss im schlimmsten Fall zwangsmigriert oder komplett gekündigt.

11.2 Warum wird ISDN auf IP umgestellt?

Einheitliches Netz für Telefonie und Internet

In der Vergangenheit gab es zwei parallele Infrastrukturen (Netzwerke / Leitungen) für die Übertragung von Telefongesprächen (PSTN) und Internet (IP-Netz).

Allerdings kann man auch Sprache über eine IP-Netz übertragen (Voice-over-IP) wodurch der Betrieb von zwei parallelen Infrastrukturen unnötig wird. Daher planen Netzbetreiber das Netz zu vereinheitlichen und die alten Anschlüsse auf IP umzustellen.

Wartungskosten

Der Parallelbetrieb zweier Netze bedeutet einen hohen Kostenpunkt für den Netzbetreiber. Dadurch macht eine Umstellung auf ein All-IP-Netz für die Telefongesellschaften Sinn. Mit dem Wechsel müssen Telefonate fortan nicht mehr in ein altes Netzformat umgesetzt werden. Die hierdurch gesparten Hardware- und Energiekosten kommen am Ende auch Ihrem Unternehmen zugute.

Ersatzteile

Ähnlich wie bei Oldtimern wird die Verfügbarkeit benötigter Ersatzteile für ISDN-Anlagen immer knapper. Alte Teile werden entweder nicht mehr hergestellt oder können nicht geliefert werden. Dadurch können einige Anlagen nun noch schwer bis gar nicht mehr gewartet werden.

Weshalb die Umstellung von Vorteil ist

Obwohl die Abschaltung des alten Telefonnetzes in vielen Unternehmen Unbehagen auslöst, überwiegen klar die Vorteile eines einheitlichen IP-Netzes. Das IP-Netz ist die Lösung für die Zukunft. Sie macht neue Funktionen wie Videokonferenzen, Fax2Mail und globale Ortsunabhängigkeit möglich. Ihre Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit wird durch die All-IP Umstellung einfacher und einheitlicher werden.

11.3 Diese Optionen haben Sie

Damit die Umstellung ohne Probleme vonstatten geht, sollten Sie sich am besten jetzt schon mit dem Thema auseinandersetzen. Nutzt Ihr Unternehmen bereits VoIP für die Übertragung von Telefonaten? In diesem Fall können Sie Ihre Hardware (Endgeräte und Telefonanlage) wahrscheinlich behalten. Sollten Sie noch eine ältere ISDN-Telefonanlage verwenden, gestaltet sich der Fall komplizierter. Entweder können Sie Ihre bestehende Anlage über einen SIP-Trunk anschließen oder direkt zu einem Cloud-Anbieter wechseln.

Beiden Optionen stellen wir Ihnen nun vor.

SIP-Trunk Lösung

Der SIP Trunk ist eine Art Telefonanschluss über das Internet. Das Ziel ist es, eine lokale Telefonanlage an Internet und Cloud Dienste anzuschließen. Ein SIP Provider koppelt über einen SIP-Trunk eine komplette Telefonanlage über eine einzige Verbindung per Internet-Protokoll (IP) mit einem Telefonie-Provider. Mit der Anbindung einer Telefonanlage an einen SIP-Trunk telefonieren Sie günstiger und einfacher. Die Voraussetzung für diese Lösung ist, dass die anzubindende Telefonanlage SIP-fähig ist. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie Ihre Telefonanlage über einen Media Gateway internetfähig machen. Der SIP-Trunk ist eine moderne Form des Primärmultiplexanschlusses (E1). Dieser sollte dennoch eher als Zwischenlösung betrachtet werden, da Sie hier nicht alle klassischen ISDN-Funktionen nutzen können. Wir empfehlen Ihnen eine klare Lösung durch den Einsatz einer modernen Telefonanlage aus der Cloud.

In unserem Ratgeber erfahren Sie alles zum Thema SIP Trunk.

Virtuelle Telefonanlage

Die saubere Lösung im Zusammenhang der ISDN-Abschaltung ist eine virtuelle Telefonanlage aus der Cloud. Hier haben Sie zu den herkömmlichen ISDN-Funktionenzahlreiche neue Features zur Verfügung, wie zum Beispiel Videokonferenzen oder Unified Communications. Außerdem ist eine virtuelle Telefonanlage perfekt skalierbar, da Sie exakt so viele Endgeräte registrieren können wie Sie benötigen. Sie zahlen nur das, was Sie benutzten. Außerdem sind bei den meisten Anbietern die Verträge monatlich kündbar. Da Sie in den Geschäftsräumen keine Hardware mehr benötigen, sparen Sie bares Geld durch den Wegfall der Investitionskosten und der Anlagenwartung.

Alle Vorteile sehen

Zu beachten:

Es ist wichtig, dass der Internetanschluss ausreichend dimensioniert ist. Sie benötigen eine Internetbandbreite von 100Kbit/s und eine Latenzzeiten von weniger als 100 ms pro gleichzeitigem Gespräch. Dies stellt in Deutschland keine Herausforderung dar. 

S2 Primär-Multiplex-Anschluss Umstellung:

Sollten Sie einen S2M-Anschluss mit 30 Sprachkanälen haben, können Sie entweder eine SIP-Trunk einsetzen und Ihre Telefonanlage auf IP umrüsten. Am besten ersetzen Sie Ihre On-Premise-Telefonanlage direkt durch eine moderne virtuelle Telefonanlage. Dadurch sparen Sie sich nicht nur den Telefonanschluss, sondern auf die Wartung und Stromkosten für die alte Telefonanlage.

11.4 Umstellung auf eine virtuelle Telefonanlage

Fällt Ihre Entscheidung zugunsten der virtuellen Telefonanlage, helfen diese Schritten bei der Planung:

  • Gibt es noch Wartungsverträge für Ihre alte On-Premise-Anlage? Diese sind nach der Umstellung auf die virtuelle Lösung nicht mehr nötig. Eventuell haben Sie sogar ein spezielles Kündigungsrecht im Falle einer Umstellung.
  • Spezielle ISDN-Funktionen wie Gegensprechanlagen sind von der Umstellung auch betroffen. Hier sollten Sie sich mit Ihrem Anbieter absprechen, inwiefern diese Sonderdienste angeboten werden.
  • Hat Ihr Internetanschluss genügend Bandbreite? Sollten Sie mit Ihrem DSL-Anschluss den VoIP Traffic nicht abbilden können, sollten Sie sich vorher einen neuen Anbieter suchen.
  • Nutzen Sie die kostenlosen Testangebote des Anbieters. Die WIRECLOUD Telefonanlage können Sie 30 Tage kostenlos testen, inklusive aller Funktionen und Features.
  • Portieren Sie Ihre Rufnummern von Ihrem alten Anbieter zum Cloud-Provider. Da dieser Vorgang oft Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie die Anträgen beizeiten stellen. In der Regel sprechen Sie mit der Portierung auch direkt die Kündigung aus. So müssen Sie nicht noch einmal gesondert kündigen.
  • Schaffen Sie sich VoIP-Telefone an, um auch weiterhin die Haptik und den Komfort Ihrer gewohnten Telefone zu haben.

 

12. FAQ

Kann ich meine alten Telefone weiterhin nutzen?

Generell können alle VoIP-fähigen Telefone weiter genutzt werden. Viele ISDN Telefone können auch über VoIP Adapter angeschlossen werden.

Brauche ich weiterhin einen Telefonanschluss?

Nein, die virtuelle Telefonanlage ersetzt Ihren Telefonanschluss, da die Verbindung über das Internet abgewickelt wird. Dadurch ergibt sich für den Nutzer ein erhebliches Sparpotenzial.

Kann ich meine Rufnummern übernehmen?

Ja, in dem meisten Fällen können Sie Ihre bisherigen Nummern kostenlos portieren.

Muss der Computer beim Telefonieren immer eingeschaltet sein?

Nein, Sie können Ihre Telefonen unabhängig vom Computer nutzen.

Wie gut ist die Gesprächsqualität im Vergleich zum Festnetzanschluss?

Durch die Verwendung des richtigen Codecs für VoIP Telefonanlagen ist die Gesprächsqualität besser als per ISDN.

Kann ich mein Faxgerät weiterhin nutzen?

Sie können entweder Ihr altes Faxgerät mit einem Adapter anschließen oder Faxe per E-Mail empfangen und versenden.

Wie werden Flatrates & Minutenpakete abgerechnet?

Klassische Flatrates können nur für jedes registrierte Endgerät gebucht werden. Die Minutenpakete sind durch die unterschiedlichen Kontingente flexibel und nicht an Endgeräte gebunden. Das macht sie für Unternehmen mit vielen ausgehenden Telefonaten interessant. Mehr Infos

Wofür steht SIP?

Das Internetprotokoll Session Initiation Protocol regelt Aufbau, Abbau und Gesprächsverbindung zweier Gesprächspartner.