Definition: Der Begriff virtuelle Telefonanlage bezeichnet eine Telefonanlage, deren Hardware nicht beim Unternehmen steht, sondern bei einem Provider für virtuelle Telefonie. Der Anbieter stellt die virtuelle Telefonanlage über die Cloud zur Verfügung, sprich alles läuft über das Internet.

Auf diese Weise ermöglichet die virtuelle Telefonie Ihnen und Ihren Mitarbeitern Homeoffice und das Telefonieren von verschiedenen Standorten weltweit, allerorts unter derselben Rufnummer. Virtuelle Telefonanlagen kennen viele synonyme Bezeichnungen wie zum Beispiel: Hosted PBX, Cloud-, VoIP-, IP Telefonanlage oder IP Centrex.

Eine ausführliche Erklärung zur virtuellen Telefonanlage, alle Fakten, Vor- und Nachteil sowie Kosten erfahren Sie auf dieser Seite.

Im Mittelpunkt ist die Cloud und um die Cloud herum befinden sich die verschiedenen Endgeräte welche über die virtuelle Telefonanlage genutzt werden können, wie das Tablet, Computer, ein VoIP-Telefon und ein Smartphone.

Was ist eine virtuelle Telefonanlage?

Die virtuelle Telefonanlage ist eine Software-basierte Telefonielösung für Unternehmen, welche aus dem Rechenzentrum eines Anbieters über das Internet per Voice over IP bereitgestellt wird und sämtliche Funktionen einer herkömmlichen ISDN-Anlage sowie zahlreiche weitere Funktionen enthält. 

Mit der Verwendung einer virtuellen Telefonanlage wandert Ihre Telefonie in die Cloud. Was früher über eine reguläre Telefonleitung, TAE-Dose und einen stationären Anlagekasten im Serverraum stattfand, wird nun durch einen Router/SwitchVoIP (voice over IP) und eine Software ersetzt. Als Nutzer benötigen Sie lediglich einen Internetanschluss.

Von Ihrem Provider mieten Sie die Infrastruktur der Telefonanlage sowie die verschiedenen Funktionen als Software as a Service. Ihr Provider betreibt die IT-Infrastruktur normalerweise auf externen Servern in einem Hochleistungsrechenzentrum. Dementsprechend ist Ihr Provider auch für die ordnungsgemäße Wartung der Server sowie die Sicherheit Ihrer Daten verantwortlich.

Die Verwaltung Ihrer virtuellen Telefonanlage findet ausschließlich über Ihren Browser im Login-Bereich des Providers statt. Ebenso können Sie alle Funktionen wie zum Beispiel BLFs, Umleitungen, Wartemusik, Sprachmenüs etc. über das Webinterface konfigurieren.

Lohnt sich die virtuelle Telefonanlage?

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick 

  • Flexibel und skalierbar

    Virtuelle Telefonanlagen passen sich bestens an die Größe Ihres Unternehmens an. Das bedeutet, dass Sie bei Wachstum Nebenstellen für neue Mitarbeiter mit wenigen Mausklicks in das System integrieren, Anruflogiken erstellen und Mitarbeitern eine neue Nummer zuweisen können. All diese Features sind möglich, ohne komplizierte Verkabelungen wie bei herkömmlichen Anlagen vorzunehmen. 

  • Kosten für Telefon-Hardware fallen weg

    Für die virtuelle Telefonie werden keine VoIP-Telefone als Endgeräte mehr benötigt, was Kosten spart. Als Alternative zu VoIP-Endgeräten haben Sie die Möglichkeit, via Softphone über Ihren Computer zu telefonieren. Hierzu benötigen Sie lediglich ein Headset und die entsprechende Software. Alternativ steht Ihnen außerdem ein Softclient für Smartphones zur Verfügung, mit dem Sie auch von unterwegs über Ihre Nummer telefonieren können. Hierzu empfehlen wir die Softclients von Bria, Zoiper oder X-Lite.

  • Einfach in Anschluss und Einrichtung

    Sie können fortan auf DSL-Splitter verzichten und benötigen bloß noch einen Router, welchen Sie direkt in die Telefondose einstecken. Über die Benutzeroberfläche können Sie Ihre Cloud Telefonanlage spielend leicht bedienen und Features aktivieren, Faxe per Mail verschicken und vieles mehr.

  • Keine Verantwortung für Wartung und Sicherheit

    Abgesehen vom Wegfall des nötigen Stauraums sparen Sie Zeit und Nerven beim Thema Wartung und Sicherheitsupdates. Der jeweilige Anbieter wartet die virtuelle Telefonanlage, sodass Kunden wie Sie sich nicht weiter mit der Instandhaltung und dem Aufspielen von Sicherheitsupdates beschäftigen müssen.

  • Platz sparen

    Virtuelle Telefonanlagen bieten viele Vorteile gegenüber einer herkömmlichen analoge- oder ISDN-Telefonanlage. Da die virtuelle Telefonanlage nicht beim Unternehmen selbst steht, sondern beim Anbieter der Telefonanlage, verbrauchen virtuelle Telefonanlagen nach der Umstellung keinen Strom und keinen Platz wie stationäre Anlagen.

  • Kurze Kündigungsfristen

    Verträge mit Providern von virtuellen Telefonanlagen sind fast immer monatlich kündbar und alle Zusatzoptionen wie Flatrates monatlich anpassbar. So passt sich Ihre Telefonanlage wie nie zuvor an den Bedarf Ihres Unternehmens an.

Nachteile einer Cloud-Lösung

x Datenschutz:

Viele Firmen bevorzugen noch eine Telefonielösung in Eigenregie, um möglichst viel Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten. Die Vorbehalte stehen jedoch im Schatten der Vorteile einer Cloud-Lösung. Wichtig: Cloud Anbieter verfügen über Sicherheitstechnik und Personal, welche die Schutzmaßnahmen der meisten Unternehmen weit übertreffen. Provider mit Serverstandort in Deutschland unterliegen ohnehin den deutschen Datenschutzrichtlinien.

x Vor-Ort-Service

Da die virtuelle Telefonanlage auf der Netzwerkebene administriert wird, können unter Umständen vorher unbekannte Schwierigkeiten mit anderen Netzwerkelementen wie zum Beispiel der Firewall entstehen. Da die virtuelle Telefonanlage weder einen Anlagekasten, noch telefontechnisches Verständnis seitens der Belegschaft benötigt, entfällt die Wartung vor Ort. Außerdem machen die niedrigen Preise für die Cloud Lösung einen Einrichtungssupport vor Ort nicht umsetzbar.

Voraussetzungen für eine Cloud-basierte Lösung

Für den Betrieb einer virtuellen Telefonanlage benötigen Sie zwar bloß einen Internetanschluss, jedoch müssen in diesem Zusammenhang noch einige technische Voraussetzungen beachtet werden. In diesem Abschnitt erfahren Sie, um welche Punkte es dabei im Detail geht:

  • Internetanschluss & Speed

    Selbstverständlich benötigen Sie für eine Cloud-basierte Telefonielösung einen leistungsfähigen Internetanschluss. Wichtig ist hierbei eine ausreichende Bandbreite und eine möglichst geringe Latenz. Warum ist das so? Ist die Bandbreite und Latenz zu gering kommt zwar eine Verbindung zustande, jedoch mit einer schlechten Gesprächsqualität.

    Eine Latenz kleiner als 50ms gilt als Richtwert. Ist die Latenz größer ist als 350ms, ist Ihr der Anschluss für Cloud-gestützte Telefonie ungeeignet.

  • Router & NAT

    Die meisten Router verwenden Network Adress Translation (NAT). Dabei wird eine öffentliche IP-Adresse von mehreren internen IP-Adressen verwendet. Der Router gewährt das SIP-Protokoll und das Öffnen der Ports für die Sprachübertragung. Manche Router und Firmwares können die Verwendung von SIP erschweren. Bei vielen Telefonen macht es daher Sinn, die ausgehenden Ports für das jeweilige Telefon seperat festzulegen und im Router ein Port-Forwarding zu jedem Telefon zu konfigurieren.

  • Benötigte Bandbreite

    Diese hängt in erster Linie von der Anzahl der parallel geführten Gespräche, sowie dem verwendeten Codec ab. Als Richtwert nimmt man hier einen Wert von 100 KBit/s up und down pro Gespräch. Auch HD-Codecs benötigen nicht mehr Bandbreite. Somit liefert selbst ein einfacher DSL-Anschluss genug Power, um eine zweistellige Anzahl von Mitarbeitern mit virtueller Telefonie zu versorgen. 

  • Firewall

    Damit der RTP-Verkehr nicht gestört wird und die Ports für das SIP-Protokoll nicht blockiert, muss die Firewall konfiguriert werden. Es ist üblich, dass das SIP-Protokoll den Port 5060 verwendet. 

  • Internes Netzwerk

    Ein Netzwerk mit 100 MBit/s kann ca. 1.000 gleichzeitige IP-Gespräche abwickeln.Allerdings nehmen andere Anwendungen wie z.B. E-Mail oder der Internet-Browser ebenfalls Bandbreite in Anspruch. 

  • Fax

    Mit dem T.38-Protokoll können Faxe über eine virtuelle Telefonanlage versendet verwendet werden. Alle verwendeten Teil-Strecken und Provider müssen durchgängig T.38 unterstützen und die Übergabe von T.38 zwischen den verschiedenen Netzwerken muss möglich sein. Dies ist aktuell noch kein allgemeiner Standard.

Praktische Funktionen

Besonders beliebt ist die Telefonielösung aus der Cloud aufgrund des großen Funktionsumfangs. Klassische Telefonanlagen bieten Ihnen die bekannten Grundfunktionen wie Makeln, Halten, Weiterleiten

Virtuelle Telefonanlagen mit VoIP bietet Ihnen darüber hinaus eine Vielzahl praktischer Funktionen:

  • Virtuelle Konferenzräume: Richten Sie einen passwortgeschützten, virtuellen Konferenzraum ein und konferieren Sie mit Ihren Kollegen auf der ganzen Welt. Die Konferenz funktioniert über eine Einwahlnummer + Pin, die allen Teilnehmern vorab zugeschickt wird.
  • Besetztlampenfelder & Pickup: Mit BLFs lassen sich die Leitungen Ihrer Kollegen überwachen. Dementsprechend sehen Sie immer, wann sich Ihre Mitarbeiter im Gespräch befinden. Außerdem können Sie den entsprechenden Kollegen mit einem Tastendruck anwählen.
  • Wartemusik: Für wartende Anrufer können Sie per Upload eine individuelle Wartemusik hochladen.
  • Voicemails: Lassen Sie sich per E-Mail informieren, sobald man auf Ihrer Mailbox eine Nachricht hinterlassen hat.
  • Rufgruppen: Bei dieser Funktion werden mehrere Endgeräte zu einer Rufgruppe zusammengefasst. Bei einem Anruf, klingeln die Geräte einer Gruppe alle gleichzeitig.
  • Faxe: Verschicken und empfangen Sie Ihre Faxe ganz einfach über den Webbrowser und erhalten Sie die Dokumente per PDF an Ihre E-Mail Adresse.
  • Einstellungen im Browser per Drag & Drop: Nehmen Sie neue Einstellungen, wie das Anlegen neuer Mitarbeiter, Anruflogiken Routingänderungen etc. ganz einfach fest, indem Sie die jeweiligen Elemente mit der Maus an die richtige Stelle ziehen. 
  • Weiterleitungen von unterwegs einrichten.

Sicherheit der Cloud-Lösung

Ausfallsicherheit durch georeduntantes Hosting

Entgegen der häufig auftretenden Bedenken hinsichtlich der Ausfallsicherheit sind diese Sorgen in der Regel unbegründet. Ihr Anbieter ist in der Lage, eine Ausfallsicherheit von beinahe 100% zu bieten, weil alle Funktionen der virtuellen Telefonanlage georedundant gehostet werden. Das bedeutet, dass jede Funktion in mindestens zwei verschiedenen Rechenzentren bereitgestellt wird. Fällt ein Rechenzentrum aus, federt das andere Rechenzentrum den Ausfall ab.

Schutz Ihrer Kundendaten

Spätestens seit der Einführung der neuen DSGVO Richtlinien im Mai 2018 obliegt der Schutz von personen- oder unternehmensbezogenen Daten in Deutschland besonders strengen Regeln. Jeder Provider mit Serverstandort in Deutschland ist per Gesetz verpflichtet, die hiesigen Datenschutzbestimmungen umzusetzen.

►Expertentipp: Erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter, ob das Rechenzentrum des Providers nach der TÜV Prüfungsnorm ISO/IEC 27001 und Prüfungsnorm ISO 9001 zertifiziert ist. Diese Zertifikate zeichnen Rechenzentren für besondere Qualitätssicherung und IT-Sicherheit aus.

VoIP-fähiges Telefon für virtuelle Telefonanlage

VoIP-Telefone als Ergänzung 

Um über die virtuelle Telefonanlage zu telefonieren, benötigen Sie nicht zwangsläufig Telefonhardware. Ebenso ist es möglich ein Softphone zu nutzen, um damit über PC, Tablet oder Mobiltelefon zu telefonieren.

Telefonieren mit einem Softphone

Um auf Ihrem PC oder Mobiltelefon über ein Softphone zu telefonieren, benötigen Sie die entsprechende Softphone-App auf Ihrem Mobilgerät. 

Die App zieht sich die Nutzerdaten von Ihrem Account und das Mobilgerät auf dem das Softphone installiert ist, kann unter Ihrer gewohnten Rufnummer erreicht werden, vorausgesetzt Ihr Mobilgerät ist über mobile Daten, WLAN oder LAN-Kabel (wenn das Softphone auf dem Computer genutzt wird) mit dem Internet verbunden.

Softphones bieten ein hohes Maß an Flexibilität, sind jedoch fehleranfälliger als eigens dafür konzipierte VoIP Telefone. Dies hat hauptsächlich damit zu tun, dass Computer oder Mobiltelefone nicht in erster Linie für die Nutzung eine Softphones konzipiert sind und durch andere Apps und Dienste viel Potenzial für Interferenzen gegeben sind. So kann beispielsweise die Firewall Ihres Computers die Verbindung mit Ihrem Gesprächspartner unterbinden. 

►Expertentipp: In der Praxis hat sich gezeigt, dass ein Softphone für bestimmte Situationen wie beispielsweise Dienstreisen absolut nützlich ist, sich für den Alltag im Büro jedoch echte VoIP Endgeräte besser eignen. Diese wurden einzig für diesen Zweck gebaut und können wie herkömmliche Telefone bedient werden, auch wenn sie statt in die Telefondose in den Router / Switch eingesteckt werden.

Welche Kosten entstehen? 

Die meisten Anbieter berechnen eine monatliche Grundgebühr pro genutzter Nebenstelle. Als Nebenstelle oder Telefonarbeitsplatz bezeichnet man ein Endgerät (VoIP-Telefon oder Softphone), das über eine oder mehrere Rufnummern angesteuert werden kann. Sind beispielsweise zehn Rufnummern einem Endgerät zugewiesen, bezahlen Sie bloß einmal für die genutzte Nebenstelle und nicht für zehn Rufnummern.

Zusätzliche Kosten entstehen für die Einrichtung eines Rufnummernblocks und die jährliche Verwaltung. Die Kosten halten sich jedoch in Grenzen. Ein 50-er Rufnummernblock bei WIRECLOUD kostet im Setup einmalig 49,- € und danach 49,- Euro an jährlicher Verwaltung. Ein Rufnummernblock empfiehlt sich besonders, wenn sich ein Unternehmen in der Wachstumsphase befindet und neuen Angestellten fortlaufende Rufnummern zuweisen möchte.

Gesprächsminuten werden entweder pro Minute abgerechnet oder pauschal über eine Flatrate. Ob sich eine Flatrate lohnt hängt von der Zahl der ausgehenden Anrufe ab. Unternehmen mit großen Salesabteilungen oder vielen Anrufen ins Ausland sind dementsprechend gut beraten, per Flatrate abzurechnen. Falls Sie sich unsicher sind empfehlen wir, im ersten Monat pro Minute abzurechnen. Sollte eine Flatrate günstiger sein, können Sie bei den meisten Anbietern in der Regel zum nächsten Monat wechseln.

Beispielrechnung

Sie nutzen die Virtuelle Telefonanlage von WIRECLOUD mit 25 Nebenstellen und nutzen weiterhin eine Flatrate für das deutsche Festnetz. Sie gehen davon aus, dass Ihr Unternehmen in den nächsten Jahren wachsen wird und entscheiden sich daher für den 40-er Rufnummernblock.

Virtuelle Telefonanlage Kostenübersicht

Kosten sparen durch virtuelle Telefonanlage

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FAQ

Kann ich meine alten Telefone weiterhin nutzen?

Generell können alle VoIP-fähigen Telefone weiter genutzt werden. Viele ISDN Telefone können auch über VoIP Adapter angeschlossen werden.

Brauche ich weiterhin einen Telefonanschluss?

Nein, die virtuelle Telefonanlage ersetzt Ihren Telefonanschluss, da die Verbindung über das Internet abgewickelt wird. Dadurch ergibt sich für den Nutzer ein erhebliches Sparpotenzial.

Kann ich meine Rufnummern übernehmen?

Ja, in dem meisten Fällen können Sie Ihre bisherigen Nummern kostenlos portieren.

Muss der Computer beim Telefonieren immer angeschaltet sein?

Nein, Sie können Ihre Telefonen unabhängig vom Computer nutzen.

Wie gut ist die Gesprächsqualität im Vergleich zum Festnetzanschluss?

Durch die Verwendung des richtigen Codecs für VoIP Telefonanlagen ist die Gesprächsqualität besser als per ISDN.

Kann ich mein Faxgerät weiterhin nutzen?

Sie können entweder Ihr altes Faxgerät mit einem Adapter anschließen oder Faxe per E-Mail empfangen und versenden.


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