Videokonferenz Apps und Tools 2021 – Die besten Tools für eine organisierte Videokonferenz

Videokonferenz App

Online Videokonferenzen haben aufgrund der Corona Pandemie deutlich an Bedeutung gewonnen, da immer mehr Mitarbeiter aus dem Home Office arbeiten müssen. Doch auch um standortübergreifend arbeiten zu können, werden Online Meetings immer wichtiger. Nicht nur können Reisekosten auf diese Weise gespart werden, sondern es erlaubt dem Unternehmen auch eine effiziente Zusammenarbeit. Um online konferieren zu können, sollte das Tool der Wahl alle Features beinhalten, die Ihnen wichtig sind. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die besten Apps und Programme vor.

Worauf sollte ich bei der Wahl einer Videokonferenz App achten?

Damit die Videokonferenzen problemlos für alle Mitarbeiter möglich sind, sollten Sie bei der Wahl des Tools einige Punkte beachten. An erster Stelle sollte die App benutzerfreundlich sein. Ihre Mitarbeiter können das Programm bedienen und eigenständig mit Kollegen oder Kunden eine Videokonferenz starten. Dafür ist es wichtig, dass die Benutzeroberfläche verständlich und übersichtlich ist. 

Zudem sollte die Audio- und Bildqualität klar sein und ohne Störungen funktionieren. Hierbei empfiehlt es sich, das Tool durch eine kostenlose Testphase zu überprüfen und ein erstes Gefühl zu entwickeln. 

Machen Sie sich vor der Verwendung einer Videokonferenz App darüber Gedanken, welche Funktionen Sie gerne während eines Online Meetings verwenden möchten. Reichen Ihnen Basic-Funktionen wie Screensharing oder möchten Sie spezielle Funktionen wie ein Whiteboard oder das Erstellen gemeinsamer Notizen verwenden? Haben Sie eine genaue Vorstellung von Ihren Anforderungen, so können Sie später bei der Auswahl einer Anwendung gezielter das Preis-/Leistungsverhältnis vergleichen.

Wie kann ich die Sicherheit einer Videokonferenz App feststellen?

Wenn es um sensible Geschäftsdaten und den Austausch mit Kunden per Video Call geht, ist die Wahl einer sicheren Videokonferenz App fundamental. Gibt der Anbieter eine End-to-End-Verschlüsselung an, wird sichergestellt, dass das Gespräch zwischen dem Sender und dem Empfänger verschlüsselt wird und andere Personen nicht „mithören“ können. Unternehmen, die eine sichere Videokonferenz führen möchten, sollten auf dieses Kriterium achten. 

Ebenso wichtig ist das Thema Datenschutz. Es ist ratsam zu wissen, ob und welche Ihrer Daten vom Anbieter gespeichert werden. Ist eine Anwendung DSGVO-konform, können Sie sich sicher sein, dass sensible Daten nicht gespeichert und weitergegeben werden. Ihre Daten werden gemäß der deutschen Datenschutzgrundverordnung behandelt. Somit ist eine grundlegende Sicherheit von Anfang an gewährleistet.

Sicherheit bei Videokonferenzen

Videokonferenz Apps und Anbieter

Bei der Vielzahl an Anbietern und Tools auf dem Markt wissen Sie nicht, welches Programm für Ihr Unternehmen das richtige ist? Wir haben alle wichtigen Informationen zu den einzelnen Programmen für Sie im Folgenden zusammengefasst. 

Skype

Die seit 2003 eingeführte App ist der Marktführer unter den Videotelefonie Apps. Seit 2011 ist sie im Besitz von Microsoft und wird von mehr als 300 Millionen Menschen weltweit verwendet. Um Skype zu nutzen, benötigt der Host des Meetings ein Benutzerkonto, alle anderen Teilnehmer können dem Meeting auch ohne Account beitreten. Der Sicherheitsaspekt ist bei Skype jedoch unzureichend erfüllt. Konferenzen werden zwar verschlüsselt, allerdings nur zwischen den Endgeräten und den Microsoft-Servern. Folglich sind Ihre Konferenzen und Gespräche auch für Microsoft zugänglich. Um eine bessere Sicherheit zu garantieren, bietet sich ein VPN an und regelmäßig Updates des Programms durchzuführen. Im Geschäftsbereich eignet sich Skype besonders für kleine Unternehmen, da es kostenlos verfügbar ist und grundlegende Funktionen besitzt. Unternehmen, die sich speziellere Funktionen wie ein Whiteboard wünschen, greifen besser auf ein anderes Programm zurück.

  • Teilnehmer: bis zu 50 Personen 

  • Bedienung: übersichtlich, einfach zu bedienende Benutzeroberfläche 

  • Funktionsumfang: Videokonferenzen, Desktop-Sharing, Aufzeichnungsfunktion

  • Nutzung: Android, IOS, MacOS, Windows, Windows Phone, Linux und Blackberry 

  • Preis: kostenlos 

Cisco Webex

Cisco Webex ist eine Videokonferenz App, die für verschieden große Unternehmen ausgelegt ist und sowohl einen Gratis-Tarif als auch kostenpflichtige Angebote beinhaltet. Mit dem Gratis-Tarif sind Videokonferenzen mit einer Teilnehmerzahl von bis zu 100 Personen möglich. Mit dem kostenpflichtigen Tarif können Sie eine Konferenz mit bis zu 1.000 Teilnehmern durchführen. Webex bietet dem Nutzer einen großen Funktionsumfang und ermöglicht beispielsweise, Umfragen unter den Teilnehmern einer Konferenz durchzuführen. Hier muss der Host des Meetings ebenfalls die App installieren. Dann können die anderen Teilnehmer der Konferenz durch eine Einladung über Ihren Browser beitreten.

  • Teilnehmer: 50 bis 1.000 Personen

  • Bedienung: intuitive Oberfläche 

  • Funktionsumfang: Videokonferenzen, Whiteboarding, Aufzeichnungsfunktion, Instant Messaging, Bildschirm- und Anwendungsfreigabe, Streaming von Meetings über Facebook Live

  • Nutzung: Android, IOS, MacOS und Windows

  • Preis: ab 12,85 € pro Monat, Unterschiedliche Preispakete (Starter, Plus und Business), Enterprise Paket für Großunternehmen 

Microsoft Teams

Als Teil der kostenpflichtigen Office-365-Suite und bietet Microsoft Teams dem Nutzer praktische Funktionen, die die Teamarbeit erleichtern sollen. Mit seinem großen Funktionsumfang bringt Microsoft Teams Dateienaustausch sowie Chat und Videokonferenzen in einer Anwendung zusammen. Zusätzlich besteht eine direkte Verbindung zu allen Office-Anwendungen. Um an einem Meeting teilnehmen zu können, muss jede Person einen Office 365-Account besitzen. Ist diese Voraussetzung erfüllt, haben Sie die Möglichkeit, Konferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern zu führen. In puncto Datenschutz ist Microsoft Teams eine gute Wahl da Ihre Daten nicht nachverfolgt und nach Ablauf des Abos komplett gelöscht werden. Zudem werden alle Daten bei der Speicherung und Übertragung per SRTP (Secure Real-Time Protocol) verschlüsselt.

  • Teilnehmer: bis zu 250 Personen

  • Bedienung: Anfangs etwas unaufgeräumt und unübersichtlich

  • Funktionsumfang: Office 365, Videokonferenzen, Chat, Cloud-Speicher, Integration von Business Apps wie Trello möglich

  • Nutzung: Android, IOS, MacOS, Windows, Windows Phone

  • Preis: kostenlose Basic-Version, mit Office 365 ab 4,20 € monatlich 

Zoom

Insbesondere durch die Corona-Krise ist Zoom womöglich die bekannteste App für Videokonferenzen. Zoom liefert eine kostenlose Basic-Version für Videokonferenzen mit bis zu 100 Personen, diese sind jedoch auf 40 Minuten begrenzt. Für Konferenzen von unbegrenzter Dauer eignet sich einer der kostenpflichtigen Tarife. Ähnlich wie bei den vorherigen Apps wird auch hier ein Zoom-Konto benötigt, um die Konferenzen zu starten. Neben einem integrierten Whiteboard verfügt Zoom über weitere hilfreiche Funktionen wie beispielsweise gemeinsame Notizen. Obwohl der Anbieter eine End-to-End-Verschlüsselung bewirbt, ist diese vorerst nur für zahlende Kunden vorgesehen. Darüber hinaus sind in der Vergangenheit oft Sicherheitslücken aufgetreten und der Datenschutz ist bis heute noch nicht ausreichend.

  • Teilnehmer: 100 bis 1.000 je nach Version

  • Bedienung: intuitive Bedienbarkeit

  • Funktionsumfang: Videokonferenzen, Chat, Whiteboarding, Bildschirmfreigabe, Übergabe von Tastatur- und Maussteuerung

  • Nutzung: Android, IOS, MacOS, Windows und Linux

  • Preis: kostenlose Basic-Version, Pro-Version ab 13,99 € pro Monat

Google Hangouts & Hangouts Meet

Google Hangouts bietet mit seinem Produkt Hangouts Meet Videokonferenzen für bis zu 250 Personen abhängig vom Tarif an. Die einzige Voraussetzung hierfür ist allerdings ein G-Suite-Benutzerkonto, alle weiteren Personen können über einen Link an der Konferenz teilnehmen. Das klassische Hangouts verfügt über eine Kommunikationsplattform für Teams und kann kostenlos genutzt werden. Videokonferenzen sind nur mit dem kostenpflichtigen Hangouts Meet möglich. Das Programm bietet seinen Nutzern an, Meetings aufzuzeichnen und in Google Drive zu speichern und verfügt über weitere nützliche Funktionen. Trotzdem ist die Zukunft von Hangouts unklar, da Google angekündigt hat, Nutzer auf ein neues Produkt namens Hangouts Chat umstellen zu wollen.

  • Teilnehmer: 25 bis zu 250 Teilnehmer je nach G-Suite-Version

  • Bedienung: einfache Bedienung, plattform- und browserübergreifende Verfügbarkeit

  • Funktionsumfang: Videokonferenzen, Chat, Bildschirmübertragung, Aufzeichnungsfunktion

  • Nutzung: Android, IOS, MacOS, Windows

  • Preis: 5,20 € pro Monat je nach Version (Basic, Business und Enterprise)

Amazon Chime

Das von Amazon 2017 neu eingeführte Tool Amazon Chime richtet sich vor allem an Unternehmen. Nutzer melden sich über ihr Amazon-Konto an und können die Basic-Funktionen sofort nutzen, Gebühren entstehen nur nutzungsabhängig. Mit der kostenpflichtigen Pro-Version erhalten Sie den vollen Zugriff auf alle Funktionen. Da Amazon Chime Videokonferenzen mit maximal 16 Personen auf Desktop-PCs und acht Personen auf mobilen Endgeräten erlaubt, ist diese Anwendung für kleine Unternehmen ratsam.

  • Teilnehmer: bis zu 16 Personen 

  • Bedienung: hohe Benutzerfreundlichkeit, Registrierung über Amazon-Konto

  • Funktionsumfang: Videokonferenzen, Chat und Chatrooms, Bildschirmfreigabe, Remote Desking Control, File-Sharing

  • Nutzung: Android, IOS, MacOS, Windows und Web-Anwendungen 

  • Preis: kostenlose Basic-Version, Pro Version ab 13,45 € pro Monat 

WIRECONF

Das Kölner Techstartup DALASON bietet mit seinem Videokonferenztool WIRECONF einen großen Funktionsumfang sowie hohe Sicherheitsstandards. Mit der kostenlosen Testversion haben Sie die Möglichkeit, Meetings von bis zu 40 Minuten mit einer Teilnehmerzahl von 100 Personen zu halten. Möchten Sie unbegrenzt konferieren, so haben Sie die Wahl zwischen drei kostenpflichtigen Versionen.  Für die Verwendung von WIRECONF benötigen Sie keine Software-Installation, sondern können das Tool einfach über Ihren Browser nutzen. Der große Funktionsumfang ermöglicht Ihnen die Präsentation von Folien oder YouTube Videos, Handzeichen, Breakout-Rooms sowie viele weitere Features. Im Vergleich zu den anderen Anwendungen bietet WIRECONF Ihnen hohe Sicherheitsstandards, da alle Daten verschlüsselt und DSGVO-konform gehandhabt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Konferenzräume mit einem individuellen PIN zu sichern. 

  • Teilnehmer: bis zu 200 Personen 

  • Bedienung: einfache Bedienung, Zugang über den Browser

  • Funktionsumfang: Videokonferenzen, Live-Text-Chat, Breakout-Rooms, Screensharing, Umfragen, Handzeichen, Präsentationen

  • Nutzung: Web-Anwendungen 

  • Preis: kostenlose Testversion, ab 15,99 € pro Monat mit unterschiedlichen Paketen (Pro, Business und Enterprise)

Direktvergleich der einzelnen Anwendungen

Videokonferenz Tool Vorteile Nachteile
Skype
  • Für viele Betriebssysteme verfügbar

  • Vielfältige Funktionen

  • Fehlende Sicherheitsmaßnahmen und schwacher Datenschutz
Cisco Webex
  • Großer Funktionsumfang

  • Für verschiedene Betriebssysteme geeignet

  • Weitere Funktionen sind kostenpflichtig
Microsoft Teams
  • Große Teilnehmerzahl möglich

  • Hohe Sicherheitsstandards

  • Skype oder Office-365-Konto notwendig

  • Nutzung beansprucht die Leistung des Computers 

Zoom
  • Einfache Bedienung

  • Sicherheitsprobleme werden schnell behoben 

  • Großer kostenloser Funktionsumfang

  • Fehlende Sicherheitsmaßnahmen und schwacher Datenschutz 

  • Zeitlimit ab drei Teilnehmern 

Google Hangouts & Hangouts Meet
  • Teilnehmer müssen nicht registriert sein
  • Klare Ton- und Bildqualität

  • Nicht für alle Betriebssysteme verfügbar

  • Zukunft nicht sicher

Amazon Chime
  • Einfache Bedienbarkeit

  • Begrenzter Funktionsumfang 

  • Geringe Teilnehmerzahl

WIRECONF
  • Großer Funktionsumfang

  • Hohe Datenschutzstandards und 100% DSGVO-konform

  • Begrenzte Meetingdauer in der Testphase (40 Min)

 

Fazit

Mittlerweile existieren viele Videokonferenz Apps, die sich für Unternehmen von verschiedenster Größen eignen und einen großen Funktionsumfang bieten. Welche Anwendung sich letztendlich am besten für Ihr Unternehmen eignet, hängt von Ihren Anforderungen an das Tool ab. Der Aspekt der Sicherheit und des Datenschutzes sollte jedoch nicht vernachlässigt werden, sodass der sichere Umgang mit sensiblen Daten gewährleistet ist. Für besonders sichere Videokonferenzen empfehlen wir daher WIRECONF. Das Programm überzeugt zum einen mit seinen vielen Funktionen und zum anderen mit seinen Sicherheitsmaßnahmen. Arbeiten aus dem Home Office, dem Ausland oder standortübergreifend ist durch die Verwendung einer Videokonferenz App einfach realisierbar geworden und sollte in jedem modernen Unternehmen umsetzbar sein.

FAQ

Welche Videokonferenz Apps sind auf dem Handy verfügbar?

Außer WIRECONF sind Skype, Cisco Webex, Microsoft Teams, Zoom, Google Hangouts und Amazon Chime als App für mobile Endgeräte verfügbar. Allerdings können Sie WIRECONF auch über den Browser auf Ihrem Smartphone.

Welche Videokonferenz App kann ich ohne Anmeldung verwenden?

Mit WIRECONF können Sie eine Videokonferenz ganz ohne Anmeldung oder Download der Software starten. Sie benötigen lediglich Ihren Browser für das Programm. Andere Anwendungen wie Zoom, Cisco Webex oder Microsoft Team erfordern mindestens einen Benutzeraccount, um ein Online Meeting beginnen zu können.

Welche Videokonferenz App richtet sich nach der DSGVO?

DSGVO-konforme Videokonferenzen sind beispielsweise mit  WIRECONF möglich. Obwohl Microsoft Teams bislang noch nicht DSGVO-konform ist, bietet es mit seiner verschlüsselten Datenübertragung eine gute Alternative für sichere Videokonferenzen.