Telefonanlagen – Vorteile der professionellen Telefonie

Telefonanlagen als Grundlage der Geschäftstelefonie

Eine Telefonanlage ist eine multifunktionale Einrichtung, bei der Telefon, Telefax und Anrufbeantworter miteinander verbunden sind. Zudem ist die Anlage mit mindestens einer öffentlichen Leitung analog, über ISDN oder das Mobilfunknetz verbunden. In Unternehmen haben sich Telefonanlagen als praktische Lösungen bewährt. Denn Unternehmen oder einzelne Bereiche können ihre Kommunikation nach außen auf diese Weise arbeitsteilig, übersichtlich und effizient gestalten. Der technologische Wandel ist auch an der Entwicklung dieser Anlage ablesbar, denn die moderne Telefonanlage ist wesentlich vielseitiger, skalierbarer und einfacher zu bedienen als herkömmliche Telefonanlage.


Inhalte

Kosten sparen mit einer Telefonanlage
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Eine Telefonanlage verbessert die Servicequalität Ihres Unternehmens
Telefonanlage aus der Cloud als moderne Lösung
Bessere interne Kommunikation durch eine Telefonanlage
WIRECLOUD Telefonanlage optimal für den Mittelstand
Telefonanlage 30 Tage kostenlos testen

Telefonanlage

Telefonanlagen – Ein chronologischer Überblick

Die Telefonanlage wurde erstmals Anfang der 1930er Jahre eingesetzt. Damals mussten die Leitungen noch von Hand mit Stöpseln verbunden werden. Alte Filme erinnern daran, wie ein Telefonist oder eine Telefonistin ("das Fräulein vom Amt") das Gespräch annahm und den Anrufer an die Zielperson weiterleitete. Die aufwendigen Anlagen wurden oft im Schrank aufbewahrt, da sie sonst zu viel Platz weggenommen hätten.

Zur Bedienung standen den Nutzern Drehwähler zur Verfügung. Damit konnte nicht nur die Telefonnummer gewählt, sondern auch die gewünschte Funktion ausgewählt werden. Ein Rufstromgenerator produziert die Rufspannung. Die akustischen Signale werden von Tongeneratoren ausgelöst. Zum Ende der 1980er Jahre wurden die Anlagen zunehmend von analog auf digital umgestaltet - ein erster Schritt auf dem Weg zur virtuellen Telefonanlage.

Immer mehr Organisationen haben Telefonanlagen eingesetzt und die Zahl der Anschlüsse so reduziert. Nach der Jahrtausendwende kamen die ersten Internet-basierten Produkte auf den Markt. 

Telefonanlage

Mit einer Telefonanlage Kosten einsparen

Die Verwendung einer Telefonanlage führt zu geringen Telefonkosten, da die Telefonate zwischen den beteiligten Büros gebührenfrei sind. In vielen Unternehmen summiert sich dies auf relevante Beträge. Auch bei externen Gesprächen sinken die Gebühren, da nicht mehr jedes Büro über eine eigene Leitung verfügen muss und so die gebührenpflichtigen Anschlüsse besser ausgelastet sind.

Zudem können die Büros sich untereinander mit nur einer oder zwei Ziffern anwählen, wodurch Zeit gespart wird. Praktisch ist zudem die "Röchelschaltung", die das Anrufen automatisch auslöst, wenn nach eingeblendeter Telefonnummer der Hörer abgenommen wird. Das freie Sprechen ist mit der "Apothekerschaltung" möglich. Mit der Funktion des "Makelns" kann ein Mitarbeiter mit zwei Teilnehmern über verschiedene Verbindungen parallel telefonieren. Dem wartenden Teilnehmer wird solange Musik oder ein aufgezeichneter Text eingespielt.

Es ist auch möglich, verschiedene Telefonanlagen über eine Standleitung zu verbinden. Wurden diese von unterschiedlichen Anbietern hergestellt, bedarf es hierzu eines kompatiblen Kommunikationsprotokolls.

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Eine Telefonanlage verbessert die Servicequalität Ihres Unternehmens

Die Verwendung einer Telefonanlage führt zu geringen Telefonkosten, da die Telefonate zwischen den beteiligten Büros gebührenfrei sind. In vielen Unternehmen summiert sich dies auf relevante Beträge. Auch bei externen Gesprächen sinken die Gebühren, da nicht mehr jedes Büro über eine eigene Leitung verfügen muss und so die gebührenpflichtigen Anschlüsse besser ausgelastet sind.


Zudem können die  Büros sich untereinander mit nur einer oder zwei Ziffern anwählen, wodurch Zeit gespart wird. Praktisch ist zudem die "Röchelschaltung", die das Anrufen automatisch auslöst, wenn nach eingeblendeter Telefonnummer der Hörer abgenommen wird. Das freie Sprechen ist mit der "Apothekerschaltung" möglich.

Mit der Funktion des "Makelns" kann ein Mitarbeiter mit zwei Teilnehmern über verschiedene Verbindungen parallel telefonieren. Dem wartenden Teilnehmer wird solange Musik oder ein aufgezeichneter Text eingespielt. Es ist auch möglich, verschiedene Telefonanlagen über eine Standleitung zu verbinden. Wurden diese von unterschiedlichen Anbietern hergestellt, bedarf es hierzu eines kompatibles Kommunikationsprotokolls. 

Einfache Bedienung der Telefonanlage

In vielen Unternehmen werden alle eingehenden Anrufe von einer dafür zuständigen Person entgegengenommen und dann weitergeleitet. Da die Bedienung einer Telefonanlage sehr einfach ist, kann bei Abwesenheit dieser vermittelnden Person ein anderer Mitarbeiter ohne weiteres einspringen. Eine Telefonanlage ermöglicht die übersichtliche Zuordnung von Telefongesprächen zu den Kostenstellen. Die Dauer und die Verbindungsdaten der Gespräche werden dokumentiert. Dies erleichtert die Buchhaltung. Vor allem in den USA verbreitet sind Telefonanlagen, bei denen Leitungen mehreren Mitarbeitern zugeordnet sind. Dann erhält die Zielperson vom Vermittler beispielsweise den Hinweis: "Das Gespräch liegt auf Leitung 3."

Telefonanlage über Cloud

Telefonanlage aus der Cloud als moderne Lösung

Die modernste Form der Telefonanlage ist die webbasierte Cloud Telefonanlage. Denn diese enthält sämtliche Funktionen einer klassischen Telefonanlage, ohne dass eine stationäre Anlage benötigt wird. So sparen die Nutzer die Kosten für die Anschaffung und den Betrieb. Der Anwender kann die erforderlichen Einstellungen der VoIP Telefonanlage über den Internetbrowser durchführen oder verändern. Verwaltet, aktualisiert und gewartet wird die Cloud Telefonanlage per Web-Interface. So braucht der Nutzer die Updates nicht selbst durchzuführen.

Die Funktionen können von jedem internetfähigen Gerät aus angewendet werden. Mit dieser Lösung führen die Anbieter Informationstechnologie und Telekommunikationstechnologie so zusammen, dass alle relevanten Funktionen zusammenhängend, benutzerfreundlich und flexibel angewendet werden können. So wandelt sich die immobile Telefonanlage schlicht in eine digitale IP Telefonanlage um.

Die Grenzen der Serverkapazitäten stellen kein Hindernis mehr dar. Die im Büro befindlichen Tischtelefone oder schnurlosen Apparate können mit der virtuellen Telefonanlage verbunden werden, so dass der Nutzen der vorhandenen Geräte nicht verloren geht. Auch mobile Geräte können in das Kommunikationskonzept des Betriebs eingebunden werden.

Neue Mitarbeiter brauchen nicht viel Zeit, um sich mit dem System vertraut zu machen. Anschließend ist kein großes technisches Verständnis von Nöten, um Einstellungen an der Anlage vorzunehmen. So können Sie zum Beispiel mit wenigen Mauklicks zusätzliche Nebenstellen für neue Mitarbeiter eingerichtet.

VoIP Ratgeber 2018: Was Sie beim Wechsel unbedingt beachten sollten

Telefonanlage standortunabhängig

Standortunabhängigkeit 

Die Kommunikation zwischen den einer Anlage zugeordneten Teilnehmern ist bei einer webbasierten Lösung aus der Cloud unabhängig von deren Aufenthaltsort möglich. Hierin liegt ein entscheidender Vorteil für Unternehmen in der modernen Arbeitswelt. Telefonate können unabhängig von Dienstreisen im In- oder Ausland geplant und geführt werden, da jeder Mitarbeiter die Anlage sozusagen bei sich hat.

Mitarbeiter im Außendienst oder im Home-Office können problemlos einbezogen werden. Der Kostenvorteil von klassischen Telefonanlagen vervielfacht sich auf diese Weise bei der Cloud Telefonanlage. Und da die Anfragen von potentiellen Kunden schnell und zuverlässig bearbeitet werden können, wird eine solche Anlage für viele Unternehmen zum Umsatztreiber.

Bessere interne Kommunikation durch eine Telefonanlage

Selbst wenn mehrere Mitarbeiter einer Bürogemeinschaft zeitgleich auf Dienstreisen sind, kann die Erreichbarkeit ohne Weiteres gewährleistet werden. Es bedarf nur der Abstimmung, wer zu welchen Zeiten Anrufe annehmen kann. Abwesenheit im Büro bedeutet dann längst nicht mehr, für Kollegen und Kunden nicht ansprechbar zu sein.

Wenn in bestimmten Fällen ein Mitarbeiter die Kommunikation mit einem Kunden nicht an Kollegen weitergeben, sondern selbst fortführen soll, kann er vor einem internen oder auswärtigen Meeting den Anrufbeantworter einschalten. Auch Telefonkonferenzen können mit einer modernen VoIP Telefonanlage  durchgeführt werden. Damit die Nutzer nicht nur komfortabel, sondern auch sicher kommunizieren, sind die Telefonanlagen verschlüsselt und damit vor dem Abhören durch Dritte geschützt. 

WIRECLOUD Telefonanlage optimal für den Mittelstand

Die WIRECLOUD Cloud Telefonanlage wurde speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. Als professionelle, webbasierte Telefonanlage ist sie besonders benutzerfreundlich. Der Kunde wird bei der Umstellung auf die virtuelle Telefonanlage vollumfänglich betreut, zudem konfigurieren sich die Endgeräte auch selbst, was dem Nutzer Zeit einspart.

Der Kunden-Support steht für Ihre Fragen selbstverständlich zur Verfügung und wird von den WIRECLOUD Mitarbeitern aus erster Hand geleistet. Die Hardware ist mehrfach an die in Deutschland befindlichen Rechenzentren angebunden. Dadurch wird die Datensicherheit sorgsam gewährleistet. Die Infrastruktur wird also nicht ins Ausland ausgelagert.

Die Cloud verbindet die Endgeräte mit der virtuellen Telefonanlage. Sie haben also alle Vorteile einer klassischen Telefonanlage, ohne in eine solche investieren zu müssen. Und Sie sparen viel Zeit, die Sie sinnvoller für Ihre eigentliche Arbeit verwenden können. Auf das Jahr gerechnet, sparen Unternehmen damit viele hundert Stunden. 

Telefonanlage von WIRECLOUD 30 Tage testen

Um sich von der WIRECLOUD Telefonanlage zu überzeugen, können Sie diese für 30 Tage kostenlos und unverbindlich zu testen. Hierfür erhalten Sie eine Test-Rufnummer. Dadurch erleben Sie ganz konkret, was eine virtuelle Anlage in Ihrem Arbeitsalltag leistet. Dieser Testlauf ermöglicht Ihnen den Vergleich zwischen einer virtuellen und einer herkömmlichen Anlage.

  • Rufnummer kostenfrei portieren und so Briefpapier und Stempel nicht erneuern müssen. Sollten Sie dennoch eine neue Rufnummer nutzen wollen, beschaffen wir Ihnen diese selbstverständlich gerne.
  • Automatische Konfiguration Ihrer Endgeräte binnen weniger Minuten und schon können Sie Ihr erstes Gespräch über Ihre neue virtuelle Telefonanlage führen.
  • Mehr als 150 Funktionen stehen Ihnen über Drag & Drop zur Verfügung. 
  • Weniger Eingaben, Zwischenschritte und Wartezeiten durch Cloud Telefonie.
  • Mitarbeiterzufriedenheit steigt aufgrund zeitgemäßerm praktischer Arbeitsmittel auf der Höhe der Zeit.

 

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