Hosted PBX & Hosted IP PBX 2020 – Telefonanlagen verständlich erklärt

Spätestens seit der Ankunkündigung die Telekom, alle analogen Anschlüsse auf IP umzustellen ist das Thema PBX (Telefonanlage) wieder stark in den Fokus der Unternehmen gelangt. Die Voice-over-IP Technologie (VoIP) ist der neue Standard und Hosted IP PBX bzw. Hosted PBX verdrängen mittelfristig die herkömmlichen Telefonanlagen. Was genau der Begriff PBX bedeutet und wo der Unterschied zwischen einer Hosted IP PBX und einer Hosted PBX liegt, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Was bedeutet PBX?

Es gibt verschiedene Synonyme für "Telefonanlage". Die Begriffe  PBX (Private Branch Exchange), Nebenstellenanlage (NstAnl) oder Teilnehmervermittlungsanlage (TVA) sind in dieser Hinsicht alle gleichbedeutend. 

Was ist also eine Telefonanlage?

Eine Telefonanlage ist eine privat genutzte Vermittlungseinrichtung (firmenintern), über die verschiedene Endgeräte (z.B. Telefone, Anrufbeantworter, Modems, Faxgeräte etc. ) mit einander und zusätzlich mit dem öffentlichen Telefonnetz (PSTN) verbunden werden. Durch die Nutzung einer PBX können Mitarbeiter sowohl innerhalb der Organisation miteinander telefonieren, als auch Gespräche nach außerhalb führen.

Um mit einer PBX über das öffentliche Telefonnetz zu kommunizieren, kommen verschiedene Technolgien infrage:

  1. Analoge Technik
  2. ISDN
  3. VoIP (Voice over IP)

 

Nutzer einer PBX können sich folglich zwischen drei verschiedenen Technologien entscheiden. Und genau hier liegt das Problem: Die herkömmlichen Technologien über (analog und ISDN) werden aufgrund der ALL-IP mittelfristig abgeschaltet. Daher müssen die in der Vergangenheit angeschafften herkömmlichen PBX mittelfristig durch VoIP-Anlagen, auch IP-PBX genannt, ersetzt werden.

Das bietet eine PBX

Die PBX bietet einer Organisatioin zahlreiche Vorteile. Ein wichtiger Punkt sind die Kosten. Hier gibt es ein großes Sparpotenzial, weil nicht jeder einzelne Mitarbeiter eine separate Telefonleitung zur Telefongesellschaft braucht. Das interne Telefonieren ist im Unternehmen mit einer PBX ohnehin kostenlos.

 

Standardfunktionen der PBX

Durch die Nutzung einer Nebenstellenanlage verfügt ein Unternehmen über eine Vielzahl an Funktionen, die das Telefonieren angenehmer macht. Obwohl es zwischen den Modellen Unterschiede im Funktionsumfang gibt, gibt es Standardfunktionen, die jede PBX bieten sollte.

Standardfunktionen sind zum Beispiel: 

Halten

Ermöglicht es Ihnen, einen Anrufer in eine Warteschleife zu schieben, diesen in der Leitung zu halten. Dadurch wird es dem anderen Teilnehmer ermöglicht, kurz Rücksprache mit einem Kollegen zu halten. Hiervon bekommt der Anrufer jedoch nichts mit.

Makeln

Das Hin- und Herschalten zwischen mehreren gleichzeitigen Telefonaten. Der Nutzer kann immer einen Teilnehmer wegschalten, um mit anderen Teilnehmern zu sprechen. Hierbei werden die anderen Teilnehmer in die Warteschleife verschoben, bleiben aber in der Leitung.

Rufumleitung

Wie der Name bereits verrät, handelt es sich hierbei um die Weiterleitung eines eingehenden Anrufes zu einem Kollegen.

Anklopfen

Diese Funktion signalisiert Ihnen während eines laufenden Telefonat, dass ein weiterer Anruf auf Ihrem Anschluss eingeht. Durch das subtile Anklopfen werden Sie in Ihrem Gespräch nicht gestört, haben aber dennoch die Möglichkeit, den eingehenden Anruf entgegenzunehmen und den ersten Anrufer in die Warteschleife zu verschieben. 

Wahlwiederholung

Das direkte Wählen der letztgewählten Nummer über einen Knopfdruck.

IP-PBX: Zusatzfunktionen einer PBX mit VoIP Technologie

Eine moderne IP-PBX bietet heutzutage oft mehr als 150 Funktionen. Abgesehen von den Standardfunktionen bieten folgende Features besonderen Komfort für die Business-Telefonie:

  • Elektronisches Fax

Verschicken Sie Faxe ganz bequem per E-Mail im PDF-Format. Eingehende Faxe können Sie sich ebenfalls komfortabel an Ihre E-Mail Adresse senden lassen.

  • Voicemail-Anrufbeantworter

Lassen Sie sich Nachrichten auf Ihrem Anrufbeantworter als Voicemail schicken.

  • Telefonkonferenzen

Weltweit Konferenzen führen über einen virtuellen Konferenzraum. Jeder Teilnehmer erhält eine PIN, um sich einzuwählen. Telefonkonferenzen sind auch mit Video möglich.

  • Besetztlampenfelder

Sehen Sie genau welche Kollegen im Gespräch sind. Über die BLFs können Sie auch Ihre Kollegen über Kurzwahl direkt anrufen

  • Unfied Communication

Die Technik hinter der PBX

Die PBX ist per analoger Leitungen (POTS), ISDN, Voice-over-IP, VoIP-Gateway oder Mobilfunk an das öffentliche Telefonnetz angeschlossen.

Während die PBX im analogen Zeitalter über verschiedene parallele Anschlüsse mit dem Telefonnetz verbunden war, wurden mit der ISDN-Einführung hauptsächlich Primärmultiplexanschlüsse genutzt. Diese Anschlussform bietet 30 parallele Verbindungen ins Telefonnetz.

Nun stehen wir wieder vor einem technologischen Wandel im Bereich der Telefonie. ISDN verliert an Bedeutung und die Telefonie über VoIP wird zum neuen Standard. Voice over IP nutzt das Session-Initiation-Protocol (SIP) für den Auf- und Abbau der Verbindungen.

Eine herkömmliche PBX per analoger oder ISDN-Anschluss ist nur lokal im Unternehmen zu betreueun. Für eine hosted IP PBX ist, wie der Name schon verrät, die IP Technologie notwendig. Dank dieser wird es erst möglich, eine PBX ausschließlich in der Cloud zu betreiben.

Durch das Auslagern der Telefonanlage in die Cloud per Hosted IP PBX, wird Hardware am Unternehmensstandort selbst überflüssig. Hierdurch lassen sich Kosten einsparen, da Sie keine Telefonanlage mehr warten müssen.

Um eine IP PBX in der Cloud zu betreiben, brauchen Sie nur einen Internetanschluss mit genügend Bandbreite, bei VoIP Gesprächen rechnet man mit100 kbit/s im Up- und Download pro Telefonat. Die ausreichende Bandbreite soll sicherstellen, dass eine gute Sprachqualität gegeben ist.

Sie können auch eine Hosted IP PBX mitsamt Ihrer alten Telefonhardware nutzen. Hierfür verwenden Sie am besten einen VoIP-Gateway. Ein solcher Gateway macht es Ihnen möglich, amtsseitig über ISDN angeschlossen zu sein.

Die sogenannten Ports sind die Anschlussstellen, an denen Sie Ihre Endgeräte an eine herkömmliche PBX anschließen. Abhängig vom Modell, können die Endgeräte per Kabel oder nach dem DECT-Standard (drahtlose Verbindung) angeschlossen werden.

Eine Cloud-baisert Hosted IP PBX lässt sich mit unterschiedlichsten Endgeräten verbinden. So können Sie zum Beispiel Tablets, Laptops,  VoIP-Telefone (Direktanschluss an LAN) uvm. anschließen.

Hier finden Sie den kompletten Guide zur IP Telefonie

Kosten

Mit der Hosted IP PBX lassen sich im Vergleich zur herkömmlichen Nebenstellenanlage deutliche Kosten einsparen. Die Hauptersparnis lässt sich dadurch erzielen, dass für eine Hosted IP Nebenstellenanlage keine Hardware mehr nötig ist. Eine analoge oder ISDN-Nebenstellenanlagen kann bis zu 1000€ und mehr kosten. Je nach Extrafunktionen und Sprachqualität kan es auch deutlich mehr sein.

Mit einer Cloud PBX fällt der Hardware-Posten weg und Sie zahlen nur noch die monatliche Grundgebühr für die einzelnen Telefonarbeitsplätze (Nebenstellen) und die Gesprächsminuten, es sei denn Sie haben eine Flatrate.

Mit der Cloud PBX von WIRECLOUD zahlen Sie monatlich 2,50€ pro Nebenstelle und für ausgehende Anrufe ins dt. Festnetz 1,9 Cent/Minute. Sollten Sie viele ausgehende Telefonate führen, lohnt sich eventuell auch eine Flatrate.

Hosted IP PBX: Wo liegen die Vorteile gegenüber einer herkömmlichen PBX?

Die IP-PBX rüstet Ihr Unternehmen für das VoIP-Zeitalter. Die größten Vorteile von VoIP sind das hohe Maß an Flexibilität, Kosteneinsparung und die Unabhängkeit des Ortes. Wie wird das möglich? VoIP Telefonie benötigt keine physischen Telefonleitungen mehr. Der Zugang zur Telefonie lässt sich mit der entsprechenden Hardware oder Software von jedem Internet-Zugang aus nutzen. Interne Gespräche können Sie und Ihre Mitarbeiter kostenlos miteinander führen. Auch sind nach einer IP Umstellung die Preise für die Gesprächsminuten in der Regel günstiger. Interessanterweise gehen diese signifikanten Vorteile mit einem breiten Funktionsspektrum einher. 

PBX vor Ort oder in der Cloud?

Inhouse vs. Hosted

Bei der Installation einer IP PBX gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Die lokale Lösung mit Hardware vor Ort (On Premise
  2. Die Cloud-Lösung mit ausgelagerter Infrastruktur

Im ersten Fall installieren Sie die entsprechende Software in Ihrem Unternehmen auf einem Server. Diese Variante wird auch  als Inhouse-Lösung. Bei dieser Lösung liegt die gesamte Hardware in Ihrer Hand und Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Nebenstellenanlage, Ihre Daten und die Ausfallzeiten, Dritte sind nicht beteiligt. Auf der Minusseite stehen die hohen Investitionskosten und der Wartungsaufwand.

Bei der virtuellen PBX Lösung entfallen die Investitionskosten für die Hardware. Die Verantwortung für die Wartung und das Aufspielen von Updates. In der Regel sind Anbieter von Hosted IP PBX, eine Ausfallsicherheit von über 99% zu bieten. 

Herkunft und Geschichte

Bei den ersten Telefonanlagen vermittelte das „Fräulein vom Amt“ die Verbindungen noch manuell. Um das Jahr 1982 beschloss man, das Telefonnetz zu digitalisieren, womit man 1995 so weit vorangeschritten war, dass ISDN flächendeckend bereitgestellt werden konnte. Über diese ISDN Anschlüsse war es möglich, sich mit dem Internet zu verbinden und auch schon über IP zu telefonieren.

Allerdings existierte damals der SIP Standard noch nicht und über die langsamen ISDN Verbindungen war keine befriedigende Gesprächsqualität zu erreichen. Dies änderte sich mit den schnelleren DSL-Anschlüssen, die bis heute viele Haushalte und Unternehmen mit Internet versorgen. Durch DSL-Anschlüssen wurde der Weg für die VoIP-Technologie geebnet. Die IP-basierte PBX ersetzt zunehmend die alten Telefonanlagen über Analog- und ISDN-Anschluss.

Aktuelles zum Thema IP-PBX

Siegeszug der IP-PBX

Nicht erst seitdem die Deutsche Telekom die angekündigt gemacht hat, bis ursprünglich Ende 2018 alle analogen und ISDN-Anschlüsse auf IP-Telefonie umgestellt haben zu wollen, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Umstellung auf eine VoIP-Telefonanlage. IP-PBX nutzen für die Kommunikation meist das Netzprotokoll SIP (Session Initiation Protokoll) und sind Software-basiert, wodurch sie auf handelsüblichen Servern laufen können. Dadurch müssen die einzelnen Endgeräte nicht mehr physisch miteinander verbunden sein, was Unternehmen ganz neue Möglichkeiten eröffnet.

FAQ

Wie teuer ist eine Hosted IP-PBX?

Die IP-PBX als lokale oder Hosted Lösung ist günstiger als die herkömmliche Telefonanlage. Die lokalen Lösungen variieren von Modell zu Modell. Die Cloud-Lösung ist immer günstiger, da Sie hier monatlich nur den Grundbetrag für die Nebenstellen und die Gesprächskosten tragen. Bei WIRECLOUD fallen pro Nebenstelle 2,50€ an.

Welche Arten von PBX gibt es?

Es gibt Telefonanlage über analogen-, mobilen, ISDN- oder IP-Anschluss. Analoge– und ISDN-Anlagen werden durch die IP-Umstellung von VoIP-Anlagen verdrängt. Eine IP-PBX sind als On-Premise (lokale Installation mit Hardware) oder als Hosted IP-PBX möglich.

Sind die Installation und Konfiguration kompliziert?

Nein. Bei einer Hosted IP-PBX können Sie fast alle Einstellungen im Browser über den Login-Bereich Ihres Anbieters vornehmen. Hierfür benötigen Sie keine speziellen Kenntnisse und müssen auch nicht programmieren können.

Welche Extra-Funktionen habe ich mit einer Cloud IP-PBX?

Unter den oft mehr 150 Funktionen befinden sich vor allem Funktionen wie Besetztlampenfelder, Fax2Mail, Mail2Fax oder die Einrichtung von Warteschlangen und Sprachmenüs.  Darüber hinaus können Sie bei vielen Anbietern auch Unified Communication nutzen.

Benötige ich spezielle VoIP Kabel?

Ein großer Vorteil der VoIP Technologie ist, dass extra „Telefonleitungen“ eben nicht mehr erforderlich sind. Die PBX wird über das vorhandene Datennetzwerk betrieben.

Wie schließe ich die VoIP-Telefone an?

Bei der IP-PBX müssen Sie die Telefone nicht länger in TAE-Buchse einstecken. Auch auf ISDN-Box und Splitter können Sie verzichten. Für die Anbindung werden die Geräte lediglich über einen DSL-Router oder ein VoIP-fähiges Modem an das Internet angeschlossen.

Muss ich ein Telefon eines bestimmten Herstellers nutzen?

Dank des offenen SIP-Standards sind Sie nicht auf einen bestimmten Hersteller angewiesen. Die einzige Voraussetzung ist, dass das Telefon VoIP-fähig ist. Sollten Sie keine VoIP Telefone nutzen, können Sie Ihre alte Hardware über VoIP-Adapter nutzen. Alternativ können Sie ganz einfach ohne Hardware über den PC oder Ihr Smartphone per App telefonieren.

Ist mein IP-PBX-Netz beliebig erweiterbar?

Ja, da fast alle IP-Telefonanlagen skalierbar sind. Dies kommt daher, dass Sie im Büro nicht mehr physisch auf eine festgelegte Anzahl Anschlüsse begrenzt sind. Dadurch können Sie flexibel neue Mitarbeiter mit der Telefonanlage verbinden, jederzeit über das Interfa