Schematische Darstellung der Funktionen von Unified Communication für Unternehmen

Unified Communications

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Unified Communications - Eine Verbesserung der Arbeitswelt?

Was ist Unified Communication?

Unified Communication steht für eine "Vereinheitlichte Kommunikation". Es handelt sich um eine einheitliche Anwendungsumgebung in der alle Kommunikationsmedien vereint werden. Die Idee ist, dass mit Unified Communications die Erreichbarkeit von Kommunikationspartnern verbessert wird, auch wenn diese an unterschiedlichen Orten arbeiten.  

Welche 4 Kernfunktionen vereint Unified Communication?

Medienintegration

Bei Unified Communication Lösungen werden verschiedenste Medien wie Video, Audio (Telefonie) und Text bzw. Client-basierte Funktionen an einer Nutzungsoberfläche vereint. Hierdurch wird der Nutzer bei der Verwaltung von Kommunikationsmedien und Endgeräten durch Unified Communication entlastet. Ein regelbasiertes Managementsystem unterstützt den Nutzer bei deren Verwaltung und bei der Auswahl der jeweils in einer Situation geeigneten Medien. Eine logische Steuerung sorgt dafür, dass eingehende Kommunikationsvorgänge automatisch auf die vom Anwender aktuell bevorzugten und gerade erreichbaren Endgeräte weitergeleitet werden.

Präsenzinformation

Mithilfe der Präsenzinformation bei Unified Communication können Sie auf einen Blick sehen welcher Nutzer über welches Endgerät erreichbar ist. Die Informationen über den Verfügbarkeitsstatus passen sich bei Unified Communication Anwendungen automatisch an, wenn Sie zum Beispiel in einem Telefonat sind, sie können aber auch manuell angepasst werden. Die Präsenzinformation bietet vor allem bei Gruppeninteraktionen Vorteile, da so direkt eine Übersicht besteht wer gerade, über welches Endgerät, verfügbar ist. So kann man z.B. bei einer Videokonferenz direkt sehen, ob alle Mitarbeiter erreichbar sind oder ob einige Nutzer aktuell nur telefonieren können und nicht per Video verfügbar sind.

Kontextintegration

Die Kontextintegration ermöglicht es, andere Anwendungen mit der Unified Communication -Nutzungsoberfläche zu verbinden. Einerseits können die Präsenzinformationen für Drittanwendungen bereitgestellt werden, dadurch kann direkt eine Kommunikation aus diesen ( Drittanwendungen) ausgelöst werden, wenn der Nutzer verfügbar ist. Andererseits können durch die Verknüpfung (u.a. CRM), z.B. bei eingehenden Anrufen, automatisch Kundendaten bereitgestellt werden. Alle Informationen über den bisherigen Kundenkontakt sind somit direkt verfügbar und müssen nicht erneut erfragt werden.

Kollaborationsfunktion

Ein weiterer Bestandteil ist die Kollaborationsfunktion. Typische Kooperationsfunktionen, die  hinzugeschaltet werden können sind: Web-Conferencing, interaktives Whiteboard und App-Sharing. Hierdurch wird durch Unified Communication eine sofortige Zusammenarbeit an Dokumenten aus dem Arbeitszusammenhang heraus ermöglicht.  

Die Vorteile von Unified Communication

Durch die Nutzung von Unified Communications wird die interne und externe Kommunikation und gemeinsame Arbeit vereinfacht und verbessert. Hier einige Vorteile:

Effizientere Kommunikation:

Durch Unified Communications gestalten sich Ihre Kommunikationsprozesse deutlich effizienter, denn überflüssige Kommunikation wird so deutlich verringert. Sie ersparen sich überflüssige Anrufe bei denen Sie feststellen müssen, dass ein Kollege gerade nicht erreichbar ist, sondern können jederzeit sehen, ob und über welches Medium Kollegen gerade erreichbar sind. Mit der Präsenzfunktion haben Sie einen direkten Überblick und können Ihrem Kollegen eine Nachricht hinterlassen, dieser sieht dann, bis zu welchem Zeitpunkt er Sie über welches Endgerät erreichen kann. Durch die Kollaborationsfunktion wie beispielsweise “Desktop- und File-Sharing” lässt sich des Weiteren die Interaktion innerhalb des Teams verbessern. Mitarbeiter können sich schneller austauschen und gemeinsam Präsentationen bearbeiten.

Flexiblere Arbeitsgestaltung:

Unified Communications kann mit allen Endgeräten verknüpft werden. Es ist also nicht entscheidend ob Sie sich gerade im Büro befinden, unterwegs sind oder Home-Office machen. Sie sind über alle Ihre verknüpften Endgeräte erreichbar - unabhängig, wo Sie sich befinden. Durch die flexible Wahl des genutzten Mediums verbessern Sie außerdem die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und es ist möglich, die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Verbesserte KosteneffizienzUnified Communication Steigerung der Kosteneffizienz

Anschaffungs- und Wartungskosten werden durch den Wegfall vieler unterschiedlicher Dienste und Systeme drastisch reduziert. Außerdem entstehen auch Einsparpotentiale durch den Einsatz der Kollaborationsfunktionen. Denn durch Video-Konferenzen in HD-Qualität und interaktives Screen-Sharing können Dienstreisen zu Kunden oder anderen Niederlassungen entbehrlich werden.    

Gibt es Nachteile bei Unified Communication?

Für Mitarbeiter könnte sich die Frage stellen, ob Unified Communication dazu führt, dass die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit immer weiter verschwimmen. Diese Sorge kann aber durch eine vom Unternehmen geführte Zeiten-Regelung genommen werden. Wichtig ist, dass das Unternehmen die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit deutlich macht und auch akzeptiert wenn ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist. Aus Unternehmenssicht gibt es grundsätzlich keine negativen Aspekte, lediglich der Umstieg auf Unified Communication kann zu anfänglichen Hürden seitens der Mitarbeiter führen. Schlussendlich handelt es sich hierbei aber nur um einen temporären Zustand, da die erhöhte Sicherheit, die Benutzerfreundlichkeit und die Kosteneffizienz einen großen Anreiz, sowohl für Mitarbeiter als auch für das Unternehmen, darstellen.  

Fazit

Das Ziel ist es mit Unified Communications das Unternehmen nach vorne zu bringen und die innerbetrieblichen Abläufe sowie die Kommunikation mit Partnern und Kunden zu vereinfachen. Aktuell bieten die meisten Anbieter einen Zusammenschluss von 2-3 UC-Funktionen an, langfristig sollen aber alle Funktionen in einer Anwendungsumgebung verfügbar sein.

Hier nochmal ein Überblick über die Vorteile:

  • Flexibilität
  • Kosteneffizienz
  • Sicherheit
  • Einfache Verwaltung
  • Schnellerer Austausch
  • Erhöhte Kundenzufriedenheit
  Für das Telefonieren mit Unified Communication ist es wichtig, dass Sie eine VoIP-fähige virtuelle Telefonanlage nutzen. Weitere Informationen können Sie in unserem Ratgeber für VoIP Telefonanlagen.

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