In diesem Artikel erklären wir das Konzept des Hot Deskings, ein aus London stammender Trend zur Arbeitsplatzverwaltung. Im Kern geht es darum, dass die unterschiedlichen Kollegen über das jeweilige Endgerät an jedem einzelnen Tisch über ihre eigene Rufnummer telefonieren können. Wie Hot Desking tatsächlich funktioniert und von welchen Vorzügen Sie profitieren können, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist Hot Desking eigentlich?
Hot Desking ist ein organisatorisches Arbeitsplatzsystem, bei dem Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch mehr besitzen, sondern täglich einen neuen Arbeitsplatz im Büro besetzen und diesen mit anderen Kollegen teilen. Alle Arbeitsplätze verfügen hierbei über dasselbe technische Setup. Mitarbeiter können nun wählen, ob sie ihren eigenen Laptop verwenden möchten oder sich über einen bereits vorhandenen Computer, mit dem Netzwerk verbinden. Ursprünglich stammt das Konzept des Hot Desking jedoch vom Hot Bedding, eine Methode, bei dem sich Matrosen der amerikanischen Marine die Betten teilten. Matrosen, die gerade ihre Schichtarbeit beendet hatten, konnten sich in die noch warmen Betten der Vorgänger legen.
Voraussetzungen
Damit Ihre Mitarbeiter von jedem Arbeitsplatz aus Zugriff auf die Programme und Daten haben, benötigen Sie ein IP-Netzwerk, über das alle Geräte verbunden sind. Dieses gemeinsame IP-Netzwerk ermöglicht dann den kollektiven Zugriff auf Informationen, Programme, Telefonverzeichnisse etc.
Anwendung
Die Anwendungsbereiche von Hot Desking sind groß und hängen von den Anforderungen eines jeden Unternehmens ab. Auch die telefonische Erreichbarkeit spielt in fast jeder Firma eine essenzielle Rolle, wenn es um das technische Setup am Arbeitsplatz der Mitarbeiter geht. Als eine eigens hierfür eingerichtete Funktion der Telefonanlage ermöglicht Hot Desking jedem Mitarbeiter, sich über einen eigenen Benutzer-Account der Telefonanlage auf einem beliebigen VoIP-Endgerät anmelden zu können. Nach der Anmeldung auf dem Endgerät kann Ihr Mitarbeiter seine Telefonate über dieses Endgerät unter seine gewohnten Durchwahl führen. Seine individuellen Einstellungen wie z. B. Weiterleitungsregeln oder die Durchwahl werden aus den Account-Einstellungen übernommen.
Wie Sie die Hot Desking-Funktion in Ihrer Cloud Telefonanlage aktivieren, erfahren Sie hier.
Vor- und Nachteile von Hot Desking
Die Hot Desking Methode kann Möglichkeiten schaffen, den Büroalltag zu optimieren und eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiten und Besetzung von Arbeitsplätzen im Büro zu ermöglichen. Allerdings ist das Konzept nicht für jedes Unternehmen geeignet. Im Nachfolgenden erläutern wir Ihnen diverse Vor- und Nachteile.
Ein großer Vorteil des Hot Deskings sind die Kostenersparnisse, die durch die geteilten Arbeitsplätze entstehen. Durch die Doppelbelegung von Arbeitsplätzen im Büro können kleinere Büroflächen gemietet und weniger Geräte angeschafft werden.
Die freie Wahl des Arbeitsplatzes kann gerade bei Teamprojekten von Vorteil sein, da sich Mitarbeiter, die gemeinsam an etwas arbeiten, einen Arbeitsplatz teilen und so noch effizienter arbeiten können.
Zudem bringt das Hot Desking täglich Abwechslung in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter und bleibt stets spannend. Ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit, mit Kollegen aus verschiedenen Abteilung oder anderen Arbeitsbereichen an einem Schreibtisch zu sitzen und diese besser kennenzulernen. Folglich wird das Gefühl der Unternehmenszugehörigkeit sowie der Teamgeist gefördert.
Im Gegensatz dazu kann der tägliche Wechsel des Arbeitsplatzes aber auch ein deutlicher Stressfaktor für die Mitarbeiter bedeuten. Ihre Angestellten wissen nicht, an welchem Platz und neben welchem Kollegen sie am nächsten Tag sitzen werden. Durch die fehlende Struktur am Arbeitsplatz kann dies bei manchen Mitarbeitern ein unwohles Gefühl auslösen. Auch die individuelle Gestaltung des eigenen Arbeitsplatzes bleibt aus, welche den Büroalltag angenehmer macht und ein heimisches Gefühl vermitteln kann.
Die freie Belegung der Arbeitsplätze kann gegebenenfalls auch zu Chaos und Stress führen, wenn kein klares System für die Vergabe der Arbeitsplätze vorhanden ist. Können Ihre Mitarbeiter die Schreibtische beispielsweise für den nächsten Tag im Voraus buchen, so können Missverständnisse umgangen werden.
Ist Hot Desking das Richtige für Ihr Unternehmen?
Die Frage, ob Hot Desking das richtige Konzept für Ihr Unternehmen ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Vor allem für Unternehmen, deren Mitarbeiter flexible Arbeitszeiten haben, kann sich die Methode lohnen, da in diesem Fall ein Büro mit weniger Kapazität ausreichend ist. Optional könnten Sie sogar weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter bereitstellen, vorausgesetzt, es sind nicht alle Mitarbeiter jeden Tag anwesend.
Zusätzlich sollte Ihr Unternehmen die benötigten Kapazitäten haben und jedem Mitarbeiter einen Zugang zu den genutzten Programmen sowie eine stabile Internetverbindung bereitstellen können. Stellen Sie sicher, dass Ihr Büro auch nach Veränderung der Arbeitsplatzorganisation noch genügend Möglichkeiten für Konferenzen oder Team-Meetings bereithält, damit andere Mitarbeiter nicht gestört werden.
Denken Sie ebenfalls daran, dass diese Umstellung gut organisiert werden muss und neben den technischen Umstellungen auch Ihre Mitarbeiter an das neue Konzept herangeführt werden müssen.
Nicht für jede Unternehmensart ist Hot Desking eine geeignete Lösung. Unternehmen, die mit hochsensiblen Daten arbeiten, bevorzugen möglicherweise privatere Arbeitsplätze. Die Art der Arbeit ist zusätzlich ein entscheidender Faktor. Mitarbeiter, die an eine einheitliche Struktur und eine kontinuierliche Zusammenarbeit im Team gewöhnt sind, empfinden den täglichen Schreibtischwechsel womöglich eher als frustrierend als motivierend.
Alternativen
Das Hot Desk-Konzept ist nur eine Möglichkeit, die Arbeitsplatzorganisation weg vom starren, klassischen Büro hin zu einem dynamischen und modernen zu bewegen. Heutzutage erscheinen regelmäßig neue Organisationsmöglichkeiten, um den Büroalltag für die Mitarbeiter so effizient und angenehm wie möglich zu machen. Im Nachfolgenden finden Sie verschiedene Alternativen:
Aktivitätsorientiertes Büro
Activity based working erweitert das Hot Desking um einige Dimensionen und wird bereits in verschiedenen europäischen Büros von Microsoft verwendet. Anstatt das Büro wie einen Co-Working-Space aufzubauen, wird es in verschiedene Aufgabenbereiche eingeteilt. So gibt es beispielsweise einen Bereich, um konzentriert alleine zu arbeiten, einen für Konferenzen und Team-Meetings, zum Telefonieren und zum Small Talk.
Overlap Zones
Die sogenannten Overlap Zones (Übergangszonen) legen besonderen Wert auf die Interaktion und den Austausch der Mitarbeiter. Dafür werden extra Zonen bzw. Bereiche geschaffen, in denen Mitarbeiter aufeinandertreffen, um sich miteinander auszutauschen und zu interagieren. Diese Methode wird beispielsweise auf dem Google-Campus in Kalifornien angewandt.
Superdesking
Anders als beim Hot Desking, bei dem ein Schreibtisch beispielsweise von maximal zwei Mitarbeitern genutzt wird, wird beim Superdesking nur ein großer Tisch für alle Mitarbeiter verwendet. Bei dieser Methode sitzen von Führungskräften bis zu den Praktikanten alle in einem Raum und an einem Tisch. Gerade für kleine Unternehmen mit flachen Hierarchien kann dieses Konzept den Teamgeist und die interne Kommunikation fördern. Für mittelständische bis große Unternehmen könnte sich die Umsetzung dieser Variante allerdings problematisch gestalten.
Fazit
Hot Desking wird bereits von vielen Unternehmen genutzt, die einen modernen Arbeitsplatz schaffen und ihr Arbeitsklima verändern möchten. Es handelt sich hierbei nicht, wie oft angenommen, nur um die Umstellungen der Schreibtische, sondern bedeutet eine großflächige Veränderung der Arbeitsorganisation. Im Vordergrund sollten hierbei letztendlich Ihre Mitarbeiter stehen und das Potenzial, die Zufriedenheit, Produktivität sowie den Teamgeist zu fördern.
FAQ
Was bedeutet Hot Desking?
Hot Desking ist eine Form der Arbeitsplatzorganisation, bei der Mitarbeiter keine eigenen Schreibtische mehr besetzten, sondern täglich einen anderen Arbeitsplatz belegen und diesen mit anderen Mitarbeitern teilen.
Was sind die Vorteile und Nachteile von Hot Desking?
Durch die Nutzung von Hot Desking können unter anderem die Produktivität und der Teamgeist der Mitarbeiter gefördert werden. Zudem können Kosten wie z. B. Mietkosten oder Kosten für Computer eingespart werden. Trotzdem kann Hot Desking ein potenzieller Stressfaktor für Mitarbeiter sein und die Konzentration beeinflussen.